Statement of Work (SOW) para la Gestión de Ventas Distribuidor y Mayorista, Guías, Proyectos, Investigaciones de Tecnología de la Información

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PREVENTA

Líder de Proyecto: Leobardo Carriedo Sponsor de Proyecto: Walter Burr. Administrador de Proyecto: Elizabeth Godina Versión # 1 15 De enero 2019

Contenido

Información Básica de Proyecto 3

Introducción 3

Estructura de CEDIS: 4

Descripción / objetivo 4

Alcance 5

Tener un flujo en SAP para la creación de los clientes que se soliciten mediante la herramienta, para crear clientes en SAP. 5

Antecedentes 6

Objetivos del Proyecto 6

Equipo de proyecto 7

Matriz de recursos 8

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Alcance Para efectos de realizar el proceso se solicita:

Tener un flujo en SAP para la creación de los clientes que se soliciten mediante la herramienta, para crear clientes en SAP.

Aplicación de pagos en SAP desde la interfaz. En SAP la liquidación debe permitir ejecutar cobros a vendedor, corrección de devoluciones mal realizadas y todos los registros necesarios para hacer eficiente las liquidaciones y liquidar a los vendedores rápidamente. Debe permitir realizar correcciones de cualquier registro de la liquidación sin que esto implique perder control de la liquidación de la ruta ni implique más tiempo de liquidación. Debe existir el bloqueo y desbloqueo de clientes en automático en SAP y la herramienta y no les permitirá captura de pedido a clientes bloqueados, pero si el vendedor recibe pago del cliente y el pago lo notifica a SAP y en SAP se libera el cliente también se debe liberar en la herramienta al instante. Debe generar un reporte y/o pantalla en SAP para el personal de cartera donde puedan ver todas los pedidos generados desde el portal, las facturas y notas de crédito generadas por ruta y los valores que se reportaron en la liquidación y poder hacer cruce de dichos valores con bancos cuando sean depósitos y cheques y transferencias. Esta pantalla debe permitir que cartera pueda aplicar pagos de forma automática una vez que valido que los depósitos ya están registrados en bancos Todas las devoluciones que generen nota de crédito en SAP deben estar referenciadas a facturas, la herramienta y/o la interfaz a SAP debe contemplar que se pueda poner número de factura en la devolución. En SAP deben existir reportes históricos de las liquidaciones de las rutas que incluya toda la información de los registros realizados. Generar las pantallas de Pre-Liquidación y Cartera mencionados en la funcionalidad de este mismo documento. Antecedentes Actualmente se cuenta con un sistema que es ADO el cual no está on line con SAP, por tanto, no tenemos la información de clientes, precios, pedidos, ventas e inventarios al día, esto conlleva tener poco control o tener control a destiempo con la liquidación de las rutas y de cada vendedor, lo que genera re trabajo administrativo para las personas que están involucradas en el proceso: Almacén, Vendedor/Repartidor, Liquidaciones y Cartera.

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Objetivos del Proyecto

Desarrollar una plataforma de sistema y de procesos, que permita la administración de las ventas Distribuidor y Mayorista optimizando los procesos de inventarios en ruta, ventas, liquidaciones y cobranza, obteniendo de esta manera disminución de tiempos de liquidación, un incremento en la efectividad de la ruta y una mejor administración del catálogo de clientes.

Equipo de proyecto

de los objetivos del Proyecto Leobardo Carriedo

Contraloría DPC

Líder de Proyecto

• Aseguramiento de los objetivos y alcanzables del proyecto.
• Asegurar la participación de los miembros del equipo.
• Coordinación del proceso de ejecución del proyecto con el fin de que se consiga el resultado esperado en tiempo, presupuesto y con el alcance definido. Elizabeth Godina Ventas rutas detalle DPC

PM • Asegurar la participación de los miembros del equipo.

• Seguimiento a Actividades del proyecto
• Seguimiento en sistema PS
• Notificación de Desviaciones en el proyecto
• Control de presupuestos
• Coordinar al equipo Roberto Carrasco CCT Key user • Identifica/diseña/desarrolla que interfaces serán requeridas
• Adquiere un conocimiento de las tablas y bases de datos
• Desarrolla y ejecuta el plan de prueba técnico
• Valida que el sistema este de acuerdo con los procesos y operaciones de la compañía Fabián Núñez Gerencia Cartera

Key user • Coordinar la participación de Liquidadores y Almacenistas.

• efectividad de las pruebas de los procesos de almacén, liquidaciones y cartera.
• Formular el manual del área en conjunto con UB.
• Actualizar P&P. Rogelio Tabares Contralor Jr Key user •^ Coordinar la participación de Liquidadores.
• (^) efectividad de las pruebas de los procesos de liquidaciones.
• (^) Formular el manual del área en conjunto con UB.
• (^) Actualizar P&P.

Heleana Islas Analista Cartera

Key user • Efectividad de las pruebas de los procesos de cartera.

• Formular el manual del área en conjunto con UB.
• Actualizar P&P.

1.- Funcionalidad venta móvil

Modulo Móvil: Área:

Pantalla de acceso: A) El vendedor captura su clave de acceso, apoyándose con el teclado táctil del teléfono B) Se muestra una pantalla de verificación de datos (ruta, fecha, horario), si los datos son incorrectos se contacta con su jefe inmediato para ingresar una clave de modificación para la corrección de los datos. C) Cada vendedor debe contar con su propia clave de acceso (puede ser su número de empleado o su número de funcionario) D) Cada supervisor o Jefe de ventas cuenta con una clave de modificación de datos para que no sean manipulados por los vendedores, el horario puede estar determinado por el GPS o red del dispositivo Transmitir información: Dejar programados para que durante la noche no active actualizaciones a menos de que sea por wifi, la actualización de información de una día a otro debe ocurrir una vez todos los días a las 3.45 am. Para tener fresca la información en la mañana. Se realiza vía datos móviles del teléfono o wifi. Las actualizaciones a la aplicación deberán ocurrir en el horario que se haga la interface actualización o antes (pero durante la noche) Las actualizaciones del sistema se coordinan por medio del MDM

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objetivos se cargan previamente desde el back office de la aplicación (posible conexión con SAP o con Dash) E) Reporte de la cobranza por cliente e importes, sin opción a impresión Chek List del Vehículo: El vendedor antes de salir a ruta debe llenar el check list del vehículo para garantizar esta en óptimas condiciones para operar y reportar alguna falla en caso dado. Es a nivel de encuesta o llenado de formato, si existe alguna falla reportada en debe enviar una alerta al back oficce de la aplicación y al supervisor que tiene asignada esa ruta para tomar las acciones correspondientes. Revisar la conexión con las transacciones de SAP de mantenimiento para que la aplicación envíe recordatorio al vendedor de cuando le corresponde mantenimiento preventivo. (transacciones IE36 en área de la empresa esta el indicador del canal) (transacción donde indica cuando le toca mantenimiento a la unidad IW38) (Basarse en el formato de políticas y procedimientos para el chek list) Salir a ruta: El vendedor debe presionar un botón indicando que va a salir a ruta, en ese momento se guarda el horario en que se registró esta actividad y se toma la localización por medio de GPS (geocercas) y guarda el dato para ser reporteado en el back office como horarios de salida o de inicio de día Clientes a visitar en el día: Muestra el itinerario de clientes y prospectos a visitar en el día, de acuerdo al orden que se le asigne desde el back office, esta pantalla debe ser la principal y a la que regrese después de terminar una visita de cliente, los clientes ya visitados con o sin venta se marcan de un color indicando que ya fueron visitados, y permite volver a ingresar a ellos durante ruta en caso de ser necesario. Pedido de clientes programados: Que el sistema permita revisar la lista de clientes programados visitarlos en el día y horario indicado, también debe traer como opción consultar los clientes fuera de itinerario. Una vez que se terminan de hacer los movimiento o se finaliza la visita regresa a la pantalla inicial (itinerario de clientes) En el caso de clientes bloqueados primero se desbloquea desde la herramienta, el desbloqueo desde la aplicación de manera automática y luego la venta, pasaz a SAP y ahí queda en espera de ser tratado por almacén

Ventas

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Pedidos de cliente fuera de programa Que el sistema permita realizar una búsqueda por coincidencia de clientes ya sea por nombre, número, etc etc. Una vez localizado el cliente en cuestión debe permitir generar todos los movimientos de ventas (devolución, decomiso, promociones, ofertas, pedidos, encuestas etc etc)

Cada vez que se inicie la visita, el dispositivo iniciará la conexión al GPS con la finalidad de capturar la coordenada geográfica y esto podrá verse reflejado en un Reporte de Visitas, esta captura se realiza desde que se presiona la opción de ingresar con el cliente.

Una vez que se terminan de hacer los movimiento o se finaliza la visita regresa a la pantalla inicial (itinerario de clientes)

Ventas

Catálogo de clientes: Es un portafolio que permite al vendedor realizar consultas de los clientes asignados a su ruta con las características o campos que estén definidos en el formato alta de clientes cartera, esta información hace interface de SAP hacia la aplicación y la organización o planeación de las rutas por día o territorios se realizara en la aplicación con replica a SAP por medio de una interfaz, Cualquier modificación de secuencia, o agrupación o territorios que se asigne en la aplicación deberá ser impactada en SAP por medio de las interfaces.

Ventas

Alta de clientes: La aplicación debe tener la funcionalidad necesaria para que el vendedor pueda ingresar los datos de cliente para alta (hay campos mínimos obligatorios que llenar, estos campos deben estar limitados a los que son numéricos que solo acepten números, a los que son letras solo letras y en modo oración mayúsculas y minúsculas y los que son alfanuméricos), subir archivos (fotografías ejemplo copia del RFC o cedula, foto del negocio físico etc etc) las fotos o adjuntos se envían desde el back office como correo a un contacto central de aprobación de alta ( Viaja con un número de folio de alta para que no se pierda la información) , esta información

Ventas

de los últimos 3 meses), en este pedido se debe ingresar una fecha de entrega. Nota: si el cliente está bloqueado y paga con trasnferecnia o efectivo permite relizar el desbloqueo y realziar un pedido así demás actividades, si el cliente realiza el pago se desbloquea desde la herramienta y se procede con el pedido.

• Debe permitir ingresar el producto que el cliente está solicitando, se cuenta con la opción de poder buscar un producto por nombre o por código y mostrar la sugerencia de pedido
• Se ingresa la cantidad de producto que está solicitando el cliente apoyados con el teclado del teléfono o con las opciones rápidas.
• En la pantalla se muestra una lista con el acumulado de los productos que se están registrando en la venta, se tiene que presionar el botón agregar para que se acumule en la lista.
• Se muestran los totales en pesos y totales en kg.
• Permiten quitar o agregar productos a la lista de pedido del cliente. Para eliminar un producto de la lista se presiona el botón quitar.
• Cuanto esta elaborado el pedido y confirmado, solicita la firma digital del cliente, posterior solicita confirmar el pedido, con esto se interfaza a SAP en ese momento para ser atendido por almacén. Cuando esta en la opción de ruta detalle el pedido del clientes se sumariza el pedido de la ruta ya que es una venta a bordo Cuando esta en una ruta mixta o preventa el pedido

sube a SAP y regresa facturado con fecha de entrega que sea indicada. B. La opción de decomisos permite registrar los decomisos del cliente, dichos decomisos se capturan y en una actividad posterior deben ser validados y confirmados por almacén para qué generen en SAP la nota de crédito correspondiente. La captura del decomiso debe indicar, productos, cantidades, fechas, motivos de decomiso.

• Falla de calidad
• Fecha
• puntas C. La opción de devoluciones permite registrar este movimiento del cliente, dichas devoluciones van a generar una nota de crédito y se debe capturar el motivo del rechazo
• Diferencia en precio
• Fecha u horario de entrega tardía
• Mala calidad
• Orden de compra Incorrecta
• Producto excedente D. La opción de inventarios con cliente debe permitir capturar los productos cantidades y fechas de estos materiales, el fin es tener un mejor control.

E) Opción de no pedido, Cuando se presiona se muestras una pantalla con opciones de no venta, en esta pantalla se debe seleccionara una de ellas para que permita avanzar al siguiente cliente de lo contrario no le debe permitir avanzar.

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• Cobertura de visitas
• Efectividad de visitas
• Cliente nuevos captados
• Venta de productos estratégicos (vienen definidos desde el back office)

Impresión del ticket de promoción o incluirlos en la factura: La impresión de las promociones debe ser incluida en el ticket de venta, solo se mostrara como leyenda en la parte inferior del ticket, pero en la aplicación al momento de dar la promoción debe permitir ingresar la firma digital del cliente como validación.

Ventas

Otras impresiones: existencias (inventarios), clientes, ventas, indicadores de ruta: Esta opción es para que te permita reimprimir los tickets en caso de extravíos o por motivos de validaciones, este botón podemos dejarlo en alguna opción de utilerías

Ventas

Devoluciones: Cada línea de devolución se asociada a un motivo de devolución. Los motivos son configurables desde el backoffice.

• Diferencia en precio
• Fecha u horario de entrega tardía
• Mala calidad
• Orden de compra Incorrecta
• Producto excedente Los productos en buen estado suman a stock del cedis y el sistema permite venderlos nuevamente o darles el tratamiento correspondiente por parte de almacén. Si en la cabecera se indica un motivo, las líneas heredan ese motivo

Ventas

Manejo de degustaciones: Creación de pedido de degustación (ZDEG) con verificación de presupuesto y de materiales, los materiales se capturan con su UMB

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Cada oficina de ventas cuenta con un presupuesto diferente para degustaciones Cuando se agota el presupuesto de degustación aplicación no debe permitir capturar este tipo de pedidos La información de presupuestos y autorizaciones viene desde TPM o configuración desde el back office Manejo de promocionales: Los promocionales a regalar se configuran o determinan desde SAP e informa al back office como una tarea que realizar con el cliente, al momento de estar dentro del cliente y realizar la venta debe enviar un mensaje de recordatorio del promocional y al entregar permitir ingresar una firma del cliente para validar que lo recibió.

El material POP también se monitorea desde esta plataforma con modo tarea o actividad que realizar con el cliente y debemos poder exportarlo a Excel e interfazarlo con SAP

Esa transacción en SAP es alimentada por el departamento de Trade en las fechas que va a ocurrir la actividad

Modulo armado de paquetes (combos) o promociones: Las promociones activas para los clientes deben ser interfazadas desde TPM o bien poder ser configurables desde el back office de la aplicación.

Ejemplo de promociones con las que contamos:

• Promoción en especie, en la compra de 5 piezas de un producto la 6 pieza es gratis.
• En la compra de 5 piezas de un producto se le regala uno de otro tipo
• En la compra de 5 productos diferentes 1 de regalo.

Estas tienen una vigencia determinada y se activan para el cliente en cuestión en cuanto se registra la venta de los productos indicados.

El sistema debe enviar una alerta recordando al vendedor que cuenta con esta promoción en la compra de los productos

• Grupos Cada cuestión puede tener respuestas de los siguientes tipos:
• Texto
• Numérica
• Fecha
• Hora
• Si / No
• Sin límite de texto introducido
• Opciones Excluyentes (se acepta una sola respuesta)
• Opciones Acumulativas (se acepta más de una respuesta)
• Posición GPS

Cada tipo de cuestión permite parámetros configurables de filtrado de las respuestas introducidas. Adicionalmente cada cuestión puede admitir la inclusión de material multimedia capturado:

• Imagen
• Vídeo
• Audio Todas estas encuestas deben poder ser reporteables desde el back office de la aplicación y ser exportadas a archivos de Excel para análisis o presentaciones, enviar información a BI

Reportas fallas de calidad: Si el vendedor o supervisor detecta alguna falla de calidad o quiere portar alguna incidencia en ruta debe permitir levantar este reporte desde el teléfono en forma de texto explicativo y permitir capturar imágenes.

La cámara del dispositivo está completamente integrada, permitiendo la captura de imágenes desde el dato al que se desean asociar, sin necesidad de adjuntar el archivo posteriormente. De este modo, por ejemplo, si se detectase una incidencia, en el propio registro de visita al cliente se puede insertar la acción incidencia, su descripción y la imagen asociada a la misma. Esta información se guarda en el dispositivo y se envía al back office cuando ocurra la interface de datos programada. Conectar con RSQ para el seguimiento a la falla de calidad Modulo chequeo de precios: Esta opción en el dispositivo debe permitir levantar evidencia de precios de nuestros productos o de las competencias Mediante la

definición de productos desde el back office, este opción puede ser a nivel encuesta, configurable a cantidad de productos deseados y cambiarlos de acuerdo a como se requiera. En automático muestra el precio que tiene el sistema para ese cliente ya se de lista o de oferta y opción de capturar precios de 2 o 3 competencias mas. Se cuenta con la opción de evidencia fotográfica de precios de competencia y texto para comentarios para que el supervisor o vendedor haga referencia a lo que la competencia está realizando en la tienda. La cámara del dispositivo está completamente integrada con la aplicación, permitiendo la captura de imágenes desde el dato al que se desean asociar, sin necesidad de adjuntar el archivo posteriormente. De este modo, por ejemplo, si se detectase una incidencia, en el propio registro de visita al cliente se puede insertar la acción incidencia, su descripción y la imagen asociada a la misma. La información recolectada debe hacer interface con el back office y poder reportearse así como exportar a Excel o conectarse con los sistemas de reportes de la empresa (ejemplo: BI, TPM) Control de equipos: proporciona un control exhaustivo de los activos que pertenecen a la empresa pero están en calidad de préstamos con los clientes: Inventario de activos instalados en cada cliente, Alertas de activos defectuosos o con intervenciones pendientes, Histórico de intervenciones por activo partiendo del momento de la entrega del activo al cliente, Imagen del activo. Este control de equipos se puede imprimir en un tickt y a su vez permitir registrar la firma electronica del cliente como aceptación del convenio de comodato. La información se acumula en back office y SAP Alertas/Notificaciones: Son dirigidas a una ruta, grupo de rutas o todas desde el back office, permite la creación centralizada de Alertas y Tareas y su propagación a los dispositivos. En el dispositivo los vendedores pueden ver las tareas que se les programaron o los mensajes que queremos hacerles llegar der manera individual o masiva, también el vendedor debe poder crear y gestionar sus propias tareas y alertas. En el momento de visitar a cada cliente las Alertas se muestran de manera automática.

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