Introducción a las Pólizas Contables y el Libro Mayor, Guías, Proyectos, Investigaciones de Organización Empresarial

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F o r m a s y

D o c u m e n t o s

C o n t a b l e s

¿Qué son las pólizas contables?

Las pólizas contables son un documento físico o digital en el que se registran las operaciones contables desarrolladas por una persona o una empresa. Se deben registrar de preferencia a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación; acto o actividad.

Tipos de pólizas.

Los tipos de pólizas contables que existen se clasifican en: diario, ingresos y egresos.

Póliza de diario

Una póliza de diario sirve para registrar las operaciones que afectan la economía de la empresa; pero que no representan flujo de efectivo alguno.

Póliza de egresos

Las pólizas de egresos sirven para registrar las operaciones contables que impliquen erogaciones (egresos, pagos) o salidas de dinero para la empresa.

Pero debemos tener en cuenta que si la erogación se realiza por medio de un cheque, la póliza contable generada se conocerá como póliza de cheque.

Libro Mayor

El libro mayor contable es el libro de registro en el que se registran cada una de las cuentas contables de una empresa. Es decir, se trata de un documento que incluye los movimientos de cada de las cuentas de una empresa por separado

La finalidad del libro mayor es conocer el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas en todo momento, atendiendo a cada cuenta contable de forma específica

Mayores y Auxiliares

El Mayor Auxiliar es un término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad financiera para referirse al grupo de cuentas distintas a las que aparecen en el libro mayor general, que sirve para detallar el saldo de la cuenta control que aparece en el mayor general.

Un libro mayor auxiliar contiene información detallada de determinadas cuentas. El saldo de cada libro auxiliar debe ser igual al saldo de la cuenta correspondiente en el libro mayor.

Existen varias ventajas cuando las empresas utilizan libros auxiliares. Las empresas implementan varios tipos de libros auxiliares en sus sistemas de contabilidad. Los libros auxiliares comunes incluyen un libro mayor de cuentas por cobrar y un libro mayor de cuentas por pagar.

Las cuentas de mayores auxiliares generalmente tiene tres columnas de valores: debe, haber y saldo.

Cada vez que se haga un cargo o un abono en libro mayor general deberá corresponder una anotación de igual naturaleza en la respectiva subcuenta en el libro auxiliar.

La suma de los saldos de las subcuentas de cada libro auxiliar será de igual, al saldo de la cuenta que tiene en el mayor de la cuenta colectiva.

Ejemplo Proveedores

Balanza de Comprobación

La balanza de comprobación es una lista de todos los saldos, deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto es así a consecuencia de que la contabilidad con base en la partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.

Sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los estados financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los estados financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la balanza que tomándolos directamente del mayor

Estado de Resultados

También conocido como estado de pérdidas y ganancias; muestra los ingresos, los gastos y los resultados que ha tenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado, generalmente un año.

La utilidad del estado de resultados es que nos permite analizar los ingresos, los gastos y los resultados que ha tenido una empresa y así, saber si está generando suficientes ingresos, si está gastando demasiado, y si está generando ganancias o está gastando más de lo que gana.

Estado de cambios de patrimonio

Para la empresa es primordial conocer el porqué del comportamiento de su patrimonio en un año determinado. De su análisis se pueden detectar infinidad de situaciones negativas y positivas que pueden servir de base para tomar decisiones correctivas, o para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas del comportamiento del patrimonio.

Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera se requiere del estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variación. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo].

Estado de flujo de efectivo

Es uno de los estados financieros básicos que informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo y sus equivalentes en un periodo dado. Muestra el efectivo que ha sido generado y aprovechado en las actividades operativas, de inversión y financiamiento de la empresa.

En este caso el flujo de caja operativo muestra el efectivo que se ha recibido o gastado como parte de las actividades cotidianas del negocio, por otro lado el flujo de caja de inversión te indica los movimiento relacionados a las inversiones realizadas y el flujo de caja de financiamiento considera el efectivo que es resultado de recibir o pagar préstamos bancarios, pago de dividendos, emisiones o compra de acciones, etc.

Como puedes observar, para garantizar el buen funcionamiento de una empresa es muy importante mantener un nivel de liquidez óptimo, cuidar el tema del flujo de efectivo y analizarlo constantemente.