Diseño de la Distribución de Oficinas: Servicios vs Manufactura, Diapositivas de Industria y Comercio

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DISTRIBUCIÒN

DE OFICINAS

DISTRIBUCIÒN DE OFICINAS

Hasta este momento, junto con las empresas de fabricación, también se ha hecho referencia a las de servicios. La mayoría de los conceptos y técnicas expuestas en el presente capítulo pueden aplicarse tanto a unas como a otras. Prueba de ello es la utilización del equilibrado de cadenas en la distribución de las líneas de autoservicio en cafeterías y restaurantes o de las técnicas empleadas en las distribuciones por proceso para los hospitales.

Sin embargo, también es evidente que entre unas y otras existen diferencias. Por lo general, las empresas de servicios cuentan con un trato más directo con el cliente (en ocasiones, la presencia de éste en las instalaciones es indispensable para que el servicio pueda realizarse); esto hace que, con frecuencia, el énfasis de la distribución se ponga más en la satisfacción y comodidad del cliente que en el propio desarrollo de las operaciones del proceso.

Es más, en estas empresas, la comodidad durante el servicio y la apariencia atractiva de aquellas áreas en contacto directo con los clientes constituyen objetivos a añadir para la consecución de una buena distribución en planta. Otra de las particularidades de la distribución de servicios es el hecho de que al ser el cliente el que, con su presencia, regula el flujo de trabajo, no puede hacerse una previsión de la carga de trabajo y una programación de actividades tan exacta como la que cabe esperar en una empresa de manufactura.

Es evidente que las colas no son exclusivas de los servicios pero en ellos adquieren especial importancia: la demanda es estacional y heterogénea, por lo que los tiempos de ejecución pueden ser muy variables; los servicios son, por lo general, intangibles y, por tanto, el ajuste entre demanda y producción no puede hacerse a través de la gestión de inventarios; las colas en los servicios las conforman personas, lo cual supone mayores implicaciones para la distribución. A continuación vamos a detallar las particularidades que, respecto a la distribución en planta, requieren algunos servicios.

necesidades de la empresa u organización para determinar la distribución tanto de los muebles como de la fuerza de trabajo.

Mesas de ordenador, sillas de oficina y todo lo necesario para llevar a cabo nuestra actividad supondrán la columna vertebral del espacio de trabajo, por lo que lo más recomendable es empezar por este tipo de elementos como punto de partida.

DISTRIBUCIÓN PARA OFICINA QUE MAXIMICE EL ESPACIO

Como paso previo, un lugar despejado, limpio y minimalista es sinónimo de sensación de espacio , algo clave para asegurar el bienestar ya sea en una oficina, hogar u otro espacio. El ritmo frenético que puede haber en el día a día puede suponer una fuente importante de estrés, por lo que apostar por una configuración sencilla y no recargada de base para la distribución de áreas de trabajo es fundamental.

DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS PEQUEÑAS Y EL TAMAÑO DE LOS MUEBLES

En el caso de oficinas o despachos pequeños, la limitación de espacio hace que cobre mayor importancia la maximización del espacio. Por lo que en este sentido apostar por puestos y mesas de trabajo compartidos puede ayudar a conseguir un entorno de trabajo compacto pero no por ello menos productivo.

Más importante que tener una mesa de trabajo grande y espaciosa es tenerla bien organizada y es que cómo organizar un escritorio aumenta la productividad ya que la eficiencia en la gestión del espacio es superior, por lo

que obtendremos el mismo o mejor resultado evitando distracciones innecesarias, presencia de elementos prescindibles, etc.

DISTRIBUCIÓN EN OFICINAS MODERNAS: COWORKING

El coworking o el compartir zonas de trabajo y obtener sinergias y beneficios están plenamente en auge en el mundo empresarial. Son muchas las empresas que apuestan por esta particular configuración que apuesta por compartir mesas, muebles, pizarras para favorecer el flujo de ideas y potenciar la innovación y fortalecer diversas áreas de un proyecto.

Mesas y sillas compartidas, separando ambientes de una manera sutil y sin que supongan barreras físicas serán uno de los aspectos clave de este tipo de distribución de espacios en oficinas. La creación de áreas comunes de descanso, más casual favorecerán por su parte el intercambio de ideas y conocimiento que tan interesante es a la hora de emprender un proyecto de cualquier índole.

OFICINAS SIN BARRERAS

Hay algo muy importante y que es el alma en lo que respecta al funcionamiento de cualquier organización: la relación entre áreas y departamentos y el fomento de la comunicación. Esto ya no sólo incide en una mejor productividad derivada de un ambiente de trabajo más agradable, tal y como comentábamos al principio con el tema del espacio. La consecución de los objetivos y metas fijados sólo se puede conseguir si los diferentes grupos y miembros de una empresa tienen objetivos convergentes y de crecimiento. Apostar por espacios diáfanos en el que cada

 Iluminación natural. Opta por la iluminación natural, además de la artificial. La distribución de las oficinas modernas y su decoración se centra mucho en la luz y los espacios amplios.  Menos es más. Busca elementos de decoración para tu oficina que sobrecarguen el ambiente. Puedes poner una lámpara de sal, una planta o algún objeto de decoración simple y elegante. De esta forma, personalizarás el ambiente, pero no parecerá que cuenta con demasiados objetos.  Organización esencial. Adquiere una mesa de escritorio con cajones para organizar todo tu trabajo. Planifica en carpetas o en archivadores todos los documentos con el objetivo de llevarlos al día. La organización es fundamental al trabajar desde casa.

El lugar de trabajo es el espacio físico donde se reúnen personas, equipos, herramientas y materias primas para elaborar un producto terminado.

Para poder diseñar la distribución de planta es necesario tomar en cuenta el diagrama de flujo del proceso elaborado con anterioridad, pues a través de él será posible detectar el orden de las actividades y, de esta forma, evaluar cuál es la secuencia óptima del equipo y el lugar más apropiado para las herramientas.

Otro aspecto muy importante a considerar es la distancia entre los distintos puntos de operación, pues si el equipo está muy distante ente una operación y otra, pueden ocasionarse altas pérdidas de productividad.

Por otro lado, si el equipo está muy cercano, puede incurrirse en problemas de flujo de materia prima o bien en problemas de seguridad. Con base en lo anterior, es necesario contar con conocimiento sobre las dimensiones del equipo y la cantidad de personas que estarán trabajando con él.

En caso de que se tengan planes de expansión en el mediano o largo plazo, y el proceso comprenda instalaciones especiales, es conveniente tomar en cuenta cuál sería la distribución de la planta en ese caso, y los requerimientos de una inversión, para, en un futuro, llevar a cabo los cambios pertinentes.

Ejemplo:

La distribución de la planta de la empresa Postres Mexicanos es la siguiente:

Distribución de planta de la empresa y flujo de producción más eficiente

MÉTODOS PARA PREPARAR EL PLAN DE DISTRIBUCIÓN.

Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente.

Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física, número de identificación para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa del espacio.

 Temperatura ambiente; los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.

 Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.