Estudiante
Coordinador
Estudiante
R Y C
Solicitud
matricula Matricula
Universitaria Copia De la
Matricula
Objetivo:
Realizar la
matrícula
Recursos:
- Formulario de
matrícula
- Entrevista
- Documentos
personales
- Comprobante de pago
- Seguro estudiantil
- Certificados médicos
Información:
- CC
- Datos del estudiante
- Diploma de bachiller y
acta de grado
- Resultados del
examen de Estado
(ICFES/Pruebas Saber
11)
- Comprobante de pago
de la matrícula
Actividades:
Etapa de Preinscripción
1.El estudiante solicita
información sobre el
proceso de matrícula.
2. Reúne la documentación
requerida, incluyendo
identificación,
certificados académicos
y comprobante de pago.
3. Presenta los
documentos ante la
secretaría académica.
Etapa de Validación y
Registro
1.La secretaría académica
revisa la documentación
para verificar su validez.
2. Si todo está en orden, el
sistema de gestión
académica asigna un
código de estudiante.
3. Se notifica al estudiante
que su solicitud ha sido
aprobada y puede
continuar con la
inscripción.
Etapa de Selección de
Asignaturas y Pago
1.El estudiante accede a la
plataforma para escoger
las materias del
semestre.
2. El sistema calcula el
costo total de la
matrícula según las
asignaturas
seleccionadas.
3. El estudiante procede
con el pago en línea o en
una entidad bancaria
autorizada.
Etapa de Confirmación de
Matrícula
1.La universidad verifica el
pago y confirma la
inscripción en el sistema.
2. Se genera el horario de
clases y el sistema emite
el comprobante de
matrícula.
3. El estudiante recibe su
carné y credenciales
para acceder a los
servicios académicos.
Etapa de Inicio de Clases
y Ajustes
1.El estudiante asiste a
clases según el horario
asignado.
2. Se abre un período para
modificaciones,
permitiendo ajustes en la
inscripción dentro de un
plazo determinado.
3. Se finaliza el proceso de
matrícula y se actualiza
el registro académico.
Restricciones:
1.Plazos y requisitos: La
solicitud de matrícula debe
realizarse dentro del
período establecido en el
calendario académico y el
estudiante debe cumplir
con los requisitos de
admisión.
2. Doc umentación: Los
documentos deben estar
legalizados y en el formato
requerido. Si están en otro
idioma, deben contar con
una traducción oficial.
3. Errores o faltantes: Si la
documentación está
incompleta o presenta
inconsistencias, la
solicitud no se procesará
hasta que se corrijan los
errores.
4. Validez de documentos:
No se aceptarán
documentos vencidos o no
autenticados. Si el
estudiante no cumple con
los requisitos académicos,
la matrícula puede ser
rechazada.
5. Código de estudiante:
Solo los estudiantes
admitidos pueden recibir
un código de matrícula, y
quienes ya lo tienen no
pueden generar otro.
6. Not ific aciones: La
confirmación de la
matrícula solo se envía a
quienes han cumplido con
los requisitos. Si un
estudiante no la recibe,
debe contactar a la
secretaría.
7.Selec ción de asignaturas:
Solo pueden elegirse
materias según el plan de
estudios. Si una materia
tiene prerrequisitos no
aprobados o está sin cupo,
no podrá ser seleccionada.
8. Pago de matrícula: El
pago debe realizarse
dentro del plazo
establecido para evitar
recargos. Si el estudiante
tiene deudas pendientes,
no podrá continuar con la
inscripción.
9. Comprobantes de pago:
La matrícula debe pagarse
en la cuenta bancaria
indicada por la
universidad. Si el pago no
se refleja en el sistema, el
estudiante debe presentar
el comprobante.
10. Problemas con el pago:
Si hay inconvenientes con
el pago, la matrícula
quedará en estado
pendiente. En caso de
rechazo por el banco, se
deberá hacer una nueva
transacción.
11. Ajustes en la
inscripción: Si hay
cambios en la
disponibilidad de horarios
o modificaciones en el
calendario académico, el
estudiante debe ajustar su
inscripción.
12. Credenciales y acceso:
Solo los estudiantes
matriculados reciben su
carné y acceso a la
plataforma virtual. Si hay
retrasos en la emisión del
carné, pueden solicitar
una constancia de
matrícula.
13. Asistencia a clases: Si el
estudiante no asiste en las
primeras semanas, podría
perder la matrícula según
las normas de la
universidad. Problemas
con el acceso a
plataformas virtuales
deben ser reportados.
14. Modificaciones de
matrícula: Se pueden
realizar cambios en la
inscripción solo dentro del
período de ajustes. No se
harán devoluciones por
reducción de carga
académica tras el pago.
15. Cambios después de la
matrícula: Una vez
finalizado el período de
matrícula, no se pueden
modificar las asignaturas.
Para anular la matrícula, se
debe seguir el proceso de
baja académica.