El Maestro de Ceremonias: Función e Importancia en Eventos, Exámenes de Estudios Espaciales

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PROGRAMA TÉCNICO EN LOCUCIÓN – MODALIDAD VIRTUAL

MÓDULO DE ESTUDIO

PRESENTACIÓN DE EVENTOS

-Técnicas Esenciales-

UNIDAD II

TÉCNICAS DE PRESENTACIÓN DE EVENTOS

LA FUNCIÓN DEL

‘MAESTRO DE CEREMONIAS’

El maestro de ceremonias es el narrador de un evento. Su

trabajo es conectar a cada presentador o artista con la importancia del día sin robarse el protagonismo. Quien reúna capacidad de liderazgo, estilo y seguridad en sí mismo, puede ser un buen maestro de ceremonias si planifica, practica y se organiza correctamente.

ceremonias permanece oculta del escenario, es decir, tras

bambalinas, y sólo se escucha su voz, de tal manera que uno

siente que está hablando “el Gran Hermano”, y no un maestro

de ceremonias de carne y hueso.

Esto viene a colación porque no hace mucho tuve la

oportunidad de asistir a un exitoso Congreso Nacional de la

Sociedad Mexicana de Criminología en el Teatro de la

República de la ciudad de Querétaro, cuya conducción de la

ceremonia inaugural, para mi sorpresa, estuvo a cargo de la voz

de un maestro de ceremonias oculto , lo que revela la

tendencia de suprimir la figura del maestro de ceremonias y

quedarse solo con su voz, lo que pienso no prosperará, pues la

presencia humana no es posible sustituirla por una voz

impersonal que no se sabe de dónde proviene, si de atrás de las

cortinas o de las alturas.

Un Maestro de ceremonias en todos

los eventos

Asentado lo anterior, y concluyendo que la figura del

maestro de ceremonias es insuprimible , paso a referirme

al ser y el hacer de este personaje, no sin antes decir que en

nuestro medio no abundan y que más bien hay carencia de

ellos, lo que se hace notorio y pone en serios aprietos a l os

organizadores de actos oficiales y académicos, que no hallan

para dónde voltear, haciéndolo muchas veces para el lado

equivocado por la escasez de conocedores del oficio, que se

cuentan con los dedos de una mano.

De entrada puedo decir, pues, que hace falta, mucha falta,

la formación de maestros de ceremonias , que conozcan y

dominen el ser y el hacer de su importante papel. Ser maestro

de ceremonias entraña ponerse al frente de una ceremonia,

para conducirla de principio a fin, de manera apropiada y

sobria. Para hacerlo, se requiere obviamente el conocimiento y

dominio de las técnicas adecuadas, que paso a sugerir sin

ánimo de pontificar y que dividiré en lo que el maestro de

ceremonias debe hacer y en lo que no debe hacer.

Lo que el Maestro de ceremonias debe hacer

1. Deberá tener un control absoluto del manejo manual

del micrófono, pues verlo batallar para encenderlo, así

como darle golpecitos para ver si ya está encendido o decir

bueno, bueno, para certificar si se escucha; es malo, malo, o

cuando menos risible.

2. Por anticipado, deberá pensar, en quiénes es probable

que sean las autoridades que presidan el acto o la

ceremonia , y apuntar sus nombres en tarjetas de papel

brístol en media carta, en estricto orden jerárquico, dejando

buen espacio entre nombres y cargos, para que pueda testar

el nombre de la autoridad que no asista y escribir a mano el

nombre de su representante, el cual no podrá conocer sino

minutos antes de empezar el evento.

3. El orden jerárquico en la presentación de las

autoridades es vital y tiene que ver con la supervivencia

política del maestro de ceremonias, toda vez que si se

quieren hacer sentir su autoridad y transmiten mensajes

confusos y contradictorios.

Lo que el Maestro de ceremonias no debe hacer

1. El maestro de ceremonias no debe buscar su lucimiento

personal , sino el lucimiento de la ceremonia, en ello está su

función y cometido, así como su mayor satisfacción.

2. El maestro de ceremonias no debe pasársela pidiendo

aplausos para los que intervienen en los números del programa,

pues es de pésimo gusto, además de que tal actitud puede llegar a

parecerle al público chocante. El aplauso debe ser espontáneo y

brotará así, si el maestro de ceremonias sabe provocarlo con el

manejo adecuado de su voz.

3. El maestro de ceremonias no debe ser lambiscón y

pasársela elogiando exageradamente a los que presiden el acto

o ceremonia , ni a los que se encuentran en el entorno. No hace

mucho, presencié a un maestro de ceremonias que, previo al

inicio del acto, se dedicó a repartir elogios desmesurados a

diestra y siniestra a quienes veía en las cercanías de la tribuna,

con un esfuerzo digno de mejor causa.

4. El maestro de ceremonias no debe equivocarse en el

nombre o apellidos de quienes presiden el acto o ceremonia.

Tales errores son de los que más se cometen, los más fáciles de

advertir por el público y los que pueden acarrear rencores de

parte del dueño del nombre y los apellidos. Esos errores se

evitarán, anotando en las tarjetas de manera bien clara los

nombres de los integrantes del presidium , pese a que sean

bastante familiares, toda vez que el nerviosismo o las presiones

pueden llevar a cambiar el nombre, a invertir los apellidos y aun

a olvidar el nombre por completo sin importar que se lleven años

y años tratando al olvidado.

5. Finalmente, el maestro de ceremonias no deberá hablar en

primera persona , ni mucho menos adoptar una actitud como si

fuera de los organizadores del acto.

Propongo emplear un esquema conducente a proporcionar coherencia a su intervención y, además, no omitir los vocativos y las precedencias. Es preciso incidir en la exigencia de practicar el programa y lucir vestimenta apropiada. En cuantiosos certámenes se pretende, en aras de supuestas informalidades, invertir el procedimiento y la solemnidad establecida. Hecho que opaca su trascendencia y magnitud.

Su ocupación demanda muchas más condiciones que una atractiva apariencia o amplia popularidad en los medios de comunicación. Recomiendo poseer probadaasertividad, autocontrol emocional, mostrar empatía, naturalidad y sonreír, enfrentar situaciones imprevistas, dominar el ceremonial y, especialmente, renunciar a cualquier tipo de protagonismo. Algo imposible de lograr en abundantes y trilladas figuras del espectáculo y el periodismo.

Con asombro y estupor observo a afamadas locutoras de espacios televisivos, modelos, ex reinas de belleza y hasta controvertidos exponentes de la farándula que, aprovechando su efímera fama, son requeridos para esta función y han deslucido -a pesar de sus elevados honorarios- la prestancia de este trabajo. La relevante colaboración del “maestro de ceremonia” posibilita realzar cualquier acontecimiento corporativo, oficial o social; por esta razón, no debe estar en manos de galanes o actrices que le aminoran nivel y prestancia. Aun cuando tan desmedidas y elocuentes negligencias sean acogidas con simpatía en la siempre singular y desprovista “perulandia”. También, quiero hacer notar la responsabilidad de la entidad contratante por este despropósito.

Al respecto, el gerente Comercial, asesor protocolar y maestro de ceremonia principal de la prestigiosa empresa APG Graduaciones, Roberto Zavala Ojeda, con más de 25 años de amplia trayectoria profesional en este quehacer, explica: “Lo principal para esta tarea es la certera preparación. Por ejemplo, podemos preguntar al público: ¿Cuál es el patronímico nacional? Todos pueden pensar que incurrimos en una frase rimbombante y propia de un círculo exquisito. Nada más alejado de esa opinión. Sólo estamos preguntando cuál es la denominación exacta del nombre de nuestro país; (revisar el estupendo libro de Raúl Porras Barrenechea ‘El nombre del Perú’). Destaco aquí, entonces, mi deseo de no dejar al azar ni a la improvisación los pequeños detalles de la labor encargada y, sobre todo, dar real valía a la lectura, reconocer, si vale en términos taurinos, que sólo somos un ‘peón de brega’ y no somos el ‘matador’; además, desterrar el figuretismo de nuestra performance, no creernos los pavos reales de la noche y, mantener perfil bajo. Pero, sobre todo, demostrar en cada presentación, conocimiento del protocolo, honestidad, sencillez y honrar la confianza depositada en nosotros.”

Aceptar esta tarea es un suplicio debido a las constantes e impertinentes injerencias en desmedro del ponderado cometido que me agrada desplegar. En ocasiones he sido interrumpido para solicitar aplausos a un invitado o para la esposa del anfitrión, detener la velada a fin de anunciar la llegada tardía de una autoridad, realizar desatinados avisos de servicio público e incluso alterar la presentación con el propósito de inducir a hacer uso de la palabra a uno de los concurrentes.

Hace varios meses fui requerido por una universidad local para conducir el acto de acreditación del Sineace del ministerio de Educación. Al mencionar al máximo encargado de este organismo, un extravagante subalterno me exigió obviar al citado portafolio y requerir palmas para su jefe. No obstante, el guion había sido revisado y aprobado por los anfitriones. Por cierto, desatendí el capricho de este diligente, pegajoso y pusilánime felón.

Recuerdo haber sido llamado a actividades en las que entre los organizadores disputan el dominio sobre el “maestro de ceremonia” y, por lo tanto, debí enfrentar continuas contraórdenes que hacían peligrar mi función y mermar el desenvolvimiento del acto. A ello debo agregar la insolente interferencia de los asesores de funcionarios gubernamentales que pretendían introducir modificaciones. Me acuerdo del asistente de un presidente regional que cuestionó insistentemente la secuencia de las exposiciones de los integrantes de la mesa de honor. Este despistado burócrata ignoraba las precedencias.

Por último, sugiero incorporar esta temática en las capacitaciones de oratoria, imagen institucional, etiqueta social y organización de eventos, para ilustrar a quienes diseñan, implementan y administran eventos. El “maestro de ceremonia” es el conspicuo artista tras el telón del escenario. El ilustre filósofo alemán Immanuel Kant decía: “No hay duda de que todo conocimiento empieza con la experiencia”.

Expresión verbal y elocuente

El responsable debe transmitir sus ideas efectivamente. Para lograrlo debe

tomar en cuenta su: claridad, precisión, objetividad, oportuno e interesante.

Proactivo

Este punto marca que debe asumir la responsabilidad de hacer que las cosas

sucedan, no se trata solo de tener iniciativa. Sino de decidir en cada momento

lo que va a suceder en el evento y cómo va a suceder.

Puntual

En un evento la regla de oro es la puntualidad. Para el Maestro de Ceremonias

es necesario tener esta cualidad en su personalidad, dado que, le permitirá

tener orden y eficacia en su actividad durante el evento.

Discreto

No se trata de ser reservado, sino que el anfitrión actúe con prudencia y

sensatez para en caso de que surja un inconveniente este tenga tacto para

hablar en un momento dado.

Minucioso en los detalles

Nada más hay que recalcar que cuide los detalles del escenario, y sobre todo

de sí mismo, por ejemplo su imagen personal.

Excelente comunicador

Un Maestro de Ceremonias con una excelente comunicación verbal y no verbal

fácilmente podrá inducir y persuadir a adoptar determinados comportamientos

o actitudes. Sin embargo, debe manejarse con respeto hacia el público. Una

habilidad primordial para lograrlo es la oratoria.

Persuasivo

El Maestro de Ceremonias debe manejarse con seguridad y elocuencia.

Además, la persuasión debe ser su habilidad principal con ella podrá detectar

grietas en las conductas de las personas y convencerlas en tomar una

decisión.

Líder

Un Maestro de Ceremonias con vocación de servicio es lo que todo evento

necesita. La capacidad de resolver problemas entre asistentes o

inconvenientes en la organización puede ser muy útil.

Conoce al público

Una de las ventajas competitivas que puede diferenciar a un Maestro de

Ceremonias frente a sus competidores es que pueden ofrecer una atención

personalizada. Él puede conocer directamente al público, lo que hará que

confíen más en él y deseen escucharlo.

El tipo de evento determinará el tipo de atmósfera que debes crear como maestro de ceremonias. Saber qué es lo que sucederá, de qué se debe hablar y qué es lo que continuará es elemental para ser un maestro de ceremonias exitoso.

 Considera reunirte con las personas que organizan el evento para

repasar la estructura planeada y revisar el itinerario del evento detalladamente

Conoce tus responsabilidades.

El maestro de ceremonias es responsable de crear y sostener la atmósfera prevista a lo largo del evento. La atmósfera prevista puede variar dependiendo del tipo de evento, aunque todos los eventos que requieran de un maestro de ceremonias buscan crear una atmósfera divertida y energética. Como maestro de ceremonias, tus principales responsabilidades incluyen:

 Mantener la fluidez del evento y hacer conexiones entre los segmentos

del mismo.

 Mantener el interés de la audiencia y asegurarte de que la gente se

divierta.

 Ayudar a que la audiencia se sienta respetada y hacer que participe

durante el evento.

 Ayudar a los oradores a sentirse valorados.

 Hacer que el evento se realice puntualmente.

 Mantener a todos informados con respecto a lo que sucede en el evento.

Conoce las expectativas de tu papel.

Ser un maestro de ceremonias significa que tienes un gran sentido del humor, que puedes manejar una multitud y que tienes experiencia como orador público. Esto significa que tienes que estar preparado para improvisar, de manera que puedas reaccionar eficientemente a cualquier cosa que pueda ocurrir. Por ejemplo, es probable que debas entretener a la audiencia momentáneamente mientras el siguiente orador sale del baño o se sustituya un micrófono malogrado.

 Recuerda sonreír. Sonreír refuerza la diversión y el ambiente alegre del

evento. Además, hace que te veas como un maestro de ceremonias entusiasta.

 Recuerda que solo porque seas el maestro de ceremonias, no significa

que seas la celebridad del show. Se supone que debes hacer sentir a otros como si fueran las estrellas del show.

Haz una investigación.

Ponte en contacto con los oradores principales para obtener un poco de información acerca de su trasfondo y usarla para preparar tus presentaciones para los oradores. Esta investigación del trasfondo te ayudará a construir presentaciones que suenen más personales y genuinas.

 Averigua si hay algún miembro de la audiencia especial al que se le

deba hacer algún reconocimiento o mención durante el evento.[4]

 Asegúrate de revisar el nombre y el título de todos para que puedas

mencionarlos apropiadamente en el escenario cuando llegue el momento de hacer sus anuncios

Mantente organizado.

Crea o revisa una agenda dada para el evento y planifica minuto a minuto el horario. Toma en consideración el tiempo que toma entrar y salir del escenario, hacer las presentaciones para los invitados y los discursos o agradecimientos de los invitados.

 Considera hacer un borrador del guion sobre lo que vas a decir a lo largo

de la noche. Este guion debe ser algo que puedas memorizar, que pueda tener pequeñas fichas para mantenerte concentrado en tu trabajo o que pueda tener una estructura proyectada a lo largo del evento para que puedas seguir.

 Puede ser útil decirle al organizador principal del evento que, como

maestro de ceremonias, solo responderás a una persona a cargo. Si se necesita hacer algún cambio al programa, la única manera de que accedas a que eso suceda es si la persona a cargo aprueba los cambios. Esto reducirá las confusiones y los malentendidos durante el evento. Además, ayudará a que el evento fluya más fácilmente

importantes del evento. Mientras más destacado sea un invitado, más detallada y personalizada debe ser tu presentación.[10]^ Una vez que hayas hecho la presentación para un orador, pide a la audiencia que le dé un aplauso al orador hasta que este alcance el micrófono. Cuando el orador termine de dar su discurso, pide nuevamente a la audiencia que aplauda hasta que el orador salga del escenario y regrese a su asiento.

 Ya que una de tus mayores responsabilidades como maestro de

ceremonias es hacer que el evento cumpla con el horario, no temas informar a un orador si se excede del tiempo asignado. Puedes alcanzarle una nota o hacerle una señal visual, como girar un dedo hacia arriba para que entienda que debe “terminar”.

 Antes de que presentes el siguiente segmento, agradece al orador por

su presentación y menciona brevemente algo que dijo mientras estuvo en el escenario. Esta referencia puede ser algo que haya sido gracioso, interesante o emocionante. Esto demuestra que eres un maestro de ceremonias atento y confirma el valor de la presentación del orador.

Conecta los segmentos.

Conectar un segmento al siguiente puede ser más sencillo usando el humor. Antes de que el evento empiece, trata de preparar algo para hablar (como

comentarios, anécdotas o chistes que puedas usar entre los segmentos). También puedes comentar lo que acaba de ocurrir. Trata de encontrar algo gracioso o significativo del orador o de la actuación previa y haz la transición a partir de ahí al siguiente orador o actuación.

 Si te encuentras en una posición incómoda, trata de hacer preguntas a

la audiencia. Las preguntas deben limitarse a respuestas breves (“sí” o “no”). Al hacer preguntas puedes mantener a la audiencia involucrada y concentrada mientras refuerzas tu cargo como maestro de ceremonias.

 No hay nada peor que un maestro de ceremonias no reconozca algo que

haya ocurrido en el escenario, lo cual da la impresión de que el maestro de ceremonias no es consciente de lo que sucede.

 Si el evento dura algunas horas, puede ser útil hacer un resumen breve

de las actuaciones y de las presentaciones que se han llevado a cabo durante los recesos. También puedes revelar lo que sigue.

Debes estar preparado para todo.

Como se dijo anteriormente, un buen maestro de ceremonias debe estar siempre alerta. Los eventos en vivo siempre tienen ligeros contratiempos: un camarero derrama una bebida, se reproduce la música equivocada o el orador programado puede estar de regreso del baño. Mantén el control del evento estando listo para atenuar cualquier distracción o percance y mantener el ambiente ligero.

 Si algo sale mal o alguien actúa de manera revoltosa, el maestro de

ceremonias debe permanecer positivo y saber resolver sin que se note nada.

Cierra el evento.

Tu cierre del evento debe ser tan emocionante y sincero como la apertura. Por lo general, para cerrar el evento, el maestro de ceremonias agradece a todos los asistentes, a los oradores y a los actores. También es de buena educación agradecer a todos los que ayudaron a organizar el evento. Resume lo que se realizó en el evento y lo que se aprendió y, luego, dependiendo del tipo de evento, anima a la audiencia a tomar acción.

 Esto puede significar venir para la siguiente reunión, donar dinero o

continuar tomando la iniciativa en un campo determinado. Sea lo que sea, anima a la audiencia a participar.