¡Descarga Definición del control interno y más Apuntes en PDF de Ciencia de la administración solo en Docsity!
DEFINICION DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno se define como el conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de Control que, ordenados, relacionados entre si y unidos a las personas que conforman una institución publica, se constituye en un medio para lograr una función administrativa de Estado integra, eficaz y transparente, apoyando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo al logro de la finalidad social del Estado.
El Control Interno no es un evento aislado, es una serie de acciones de control que ocurren de manera constante, a través del funcionamiento y operación de cada institución publica, debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y gestión de cada organismo y entidad publica, y asistiendo a la Máxima Autoridad de manera permanente, en cuanto al manejo de la institución y alcance de sus objetivos se refiere.
3. EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Un Modelo Estándar de Control Interno se constituye en un marco de estructuras, conceptos y metodologías necesarias para permitir el diseño, desarrollo, implementación y funcionamiento de un control Interno adecuado, que apoye el cumplimiento de los objetivos institucionales de cada organismo o entidad publica.
El Modelo Estándar de Control Interno para los organismos y entidades publicas, se establece como sigue a continuación.
4.1 FUNDAMENTOS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Constituye la base que rige y orienta el control Interno bajo el principio de que en las instituciones publicas, el interés general de la ciudadanía prevalece sobre el interés particular.
4.1.1. AUTOREGULACION
Es la capacidad institucional de todo organismo o entidad del Estado para regular con base en la Constitución, la ley y sus reglamentos, los asuntos propios de su función; definir las normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación eficiente y eficaz de sus actuaciones, haciendo transparente el ejercicio de su función constitucional ante la sociedad y los diferentes grupos de interés. Mediante la Autorregulación, la entidad adopta los principios, normas y procedimientos necesarios para el funcionamiento del Control Interno.
4.1.2 AUTOCONTROL
Es la capacidad de cada funcionamiento publico, independientemente de su nivel jerárquico en la institución, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y mejorar la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad. El Autocontrol es inherente e intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el funcionario, en procura del logro de los propósitos de la institución.
4.1.3 AUTOGESTION Es la capacidad institucional de todo organismo o entidad de Estado para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la ley. El Control Interno se fundamenta en la Autogestión, al promover en la entidad publica la autonomía institucional necesaria para establecer sus debilidades de control y gestión, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectiva, a la vez que asume con responsabilidad publica las recomendaciones generadas por los órganos de control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida.
Estos fundamentos, basados en el precepto de que el interés general prevalece sobre el interés particular, generan una escalada de principios y valores a ser aplicados por los funcionarios públicos en sus conductas, comportamientos y decisiones en el ejercicio de la función pública.
4.2. VALORES Y PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
Constituyen las formas de ser y de actuar de las instituciones publicas en lo que es altamente deseable por la sociedad y grupos de interés a los cuales atiende, como atributos y cualidades de los funcionarios que las conforman. Constituyen la base principal sobre la cual descansa el Control Interno y deberán estar presentes en cada decisión, política, planeación, proceso, actividades, tareas emprendidas e información suministrada por los funcionarios de cada organismo o entidad de Estado, en cumplimiento de la función que les fue encomendada.
a. Valores
1.Moralidad, Integridad y cumplimiento de los funcionarios públicos en el desarrollo de sus funciones, bajo los principios y valores que rigen la ética publica en respeto de los mandatos constitucionales, legal, reglamentarios que rige la entidad y de las normas de conducta interna, asumidas explícitamente por cada institución.
- Responsabilidad, Cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada organismo y entidad publica, y el reconocer que las actuaciones y omisiones tienen consecuencias e impactos en los demás y en la Institución, las cuales deben ser evaluados para, según el caso, tomar las medidas correctivas pertinentes, realizar acciones conducentes a mitigar los impactos o resarcir a los afectados, por las consecuencias negativas que estas actuaciones generan.
3.Transparencia, Es la disposición de las autoridades administrativas para dar cuenta del encargo de gerencia publica que se les ha confiado, haciendo visible el desarrollo de su gestión, lo cual se manifiesta en una rendición de cuenta publica periódica, veraz y completa sobre su gestión, resultados y el uso que se ha otorgado a los recursos públicos.
- Igualdad, Actuación de los funcionarios públicos bajo el parámetro de que todos los ciudadanos tienen los mismos derechos y deberes, con las excepciones que determina la Ley, y que ante conflictos de interés siempre debe primar el interés de la mayoría sobre los intereses individuales. Incluye también el criterio de que la acción social del Estado, debe siempre priorizar la promoción de la población más vulnerable.
- Imparcialidad, Desempeño de la función publica, otorgando a todos los grupos de interés un trato exento de favoritismos o discriminaciones, ofreciendo a todos los interesados la misma oportunidad para acceder a los servicios del Estado, tomando decisiones para resolver los asuntos en forma objetiva, fundamentada en hechos o pruebas verificables.
b. Principios
- Eficiencia, Velar porque en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, el organismo o entidad del Estado obtenga las máxima productividad de los recursos que le han sido confiados, para el logro de su propósito institucional y social.
- Eficacia, Orientación hacia el cumplimiento de la gestión de una institución publica, en relación con las metas y los objetivos previstos. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos, y con la satisfacción de las necesidades de todos los grupos de interés.
3.Economia, Austeridad y mensura en los gastos e inversiones publicas en condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas, para la satisfacción de las necesidades de los diferentes grupos de interés y, en especial, de la población mas vulnerable.
- Celeridad Actuación oportuna y diligente de los funcionarios en la planeación, toma de decisiones y ejecución del trabajo, así como en la entrega de los productos, servicios o de información a los públicos interesados, de modo que la gestión general de la Institución tenga una dinámica constante que asegure la búsqueda de la excelencia.
- Preservación del Medio Ambiente, Responsabilidad que tienen las instituciones publicas en la preservación, conservación, recomposición y mejoramiento del medio ambiente, así como en la aplicación de políticas para la adquisición de insumos de trabajo no contaminantes, la implementación de programas internos de reciclaje y de austeridad en el uso de insumos y de servicios públicos, cualquiera que sea su función de la institución.
c. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen el registro de información oportuna y confiable, necesaria para la toma de decisiones interna y gestión de la institución publica.
5.3. OBJETIVOS DE CONTROL DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
a. Velar por la recolección, sistematización, estructuración de información y elaboración de reportes para el cumplimiento de la función de la entidad o que en uso de su derecho a la información, soliciten los diferentes grupos de interés internos y externos de la institución publica.
b. Definir los procedimientos que garanticen la generación de información legalmente establecido por los diferentes órganos de control, que tienen a su cargo la vigilancia y fiscalización de los organismos e Instituciones del Estado.
c. Diseñar los instrumentos que permitan llevar a cabo una efectiva circulación interna y externa de la información de la institución, a fin de dar a conocer de manera oportuna, veraz y transparente la información necesaria respecto a la cooperación de la institución y los resultados de su gestión.
d. Brindar la información necesaria a la sociedad para su conocimiento sobre la gestión, el desarrollo y resultados de las instituciones del Estado, que fortalezca la Rendición de Cuentas Publicas a la sociedad.
5.4. OBJETIVOS DE CONTROL A LA EVALUACION Y LA MEJORA CONTINUA
a. Asegurar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan, en tiempo real, realizar seguimientos a la gestión de la institución publica por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad competentes para ello, posibilitando acciones oportunas de prevención, corrección y de mejora continua.
b. Establecer la existencia de la función de evaluación independiente del Control Interno, fortaleciendo la función de Auditoria Interna Institucional como mecanismo independiente y objetivo de verificación a la eficiencia de los controles administrativos, el cumplimiento a la gestión y a los objetivos de la institución publica.
c. Definir los procedimientos que permitan la integración en planes de acción, de las acciones de mejora establecidos por cada entidad u organismo, provenientes de sus procesos permanentes de Autoevaluación, las observaciones y recomendaciones de Auditoria Interna Institucional, del Control Externo que ejerce la Contraloría General de la Republica y las provenientes del Control Ciudadano.
4. ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
- COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATEGICO.
1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
ESTANDARES DE CONTROL
1.1.1Acuerdos y Compromisos Éticos . 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano .
1.1.3 Protocolos de Buen Gobierno.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
ESTANDARES DE CONTROL
1.2.1 Planes y Programas. 1.2.2 Modelo de Gestión por Proceso. 1.2.3Estructura Organizacional.
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO.
ESTANDARES DE CONTROL
1.3.1. Contexto Estratégico. 1.3.2. Identificación de Riesgo. 1.3.3. Analisis de Riesgos. 1.3.4. Valoración de Riesgos. 1.3.5. Políticas de Administración de Riesgos.
- COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE GESTION.
2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL.
ESTANDARES DE CONTROL
2.1.1 Políticas de Operación. 2.1.2 Procedimientos. 2.1.3 Controles. 2.1.4 Indicadores. 2.1.5 Manual de Operación.
2.2. COMPONENTE INFORMACION.
ESTANDARES DE CONTROL
2.2.1. Información Interna. 2.2.2. Información Externa. 2.2.3. Sistema de Informaciones.
2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN.
ESTANDARES DE CONTROL
2.3.1. Comunicación Institucional. 2.3.2. Comunicación Pública. 2.3.3. Rendición de Cuentas.
- COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE EVALUACION.
3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACION.
ESTANDARES DE CONTROL
3.1.1. Autoevaluación de Control. 3.1.2. Autoevaluación de Gestión.
3.2. COMPONENTE EVALUACION INDEPENDIENTE
ESTANDARES DE CONTROL
3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno. 3.2.2. Auditoria Interna.
3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
ESTANDARES DE CONTROL 3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional. 3.3.2. Planes de Mejoramiento Funcional. 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual.
1.2.3 Estructura Organizacional, Estándar de Control que articula los cargos, funciones, procesos, relaciones y niveles de cada institución, de tal forma que facilite, dirija y ejecute los procesos y actividades definidos conforme a la Constitución Nacional y normativas legales existentes. Debe ser coherente con la función y la misión de la institución, y tener flexibilidad par adaptarse a las exigencias y procesos de cambio permanente.
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACION DE RIESGOS: Conjunto de estándares de Control que al interrelacionarse entre si permiten a la institución publica estudiar, evaluar y gestionar aquellos eventos, tanto internos como externos, positivos o negativos que puedan potenciar, afectar o impedir el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. Habilita la institución para emprender las acciones necesarias de protección y aseguramiento, aprovechando las oportunidades que se presenten cuando estos eventos son positivos, y neutralizando o administrando los efectos ocasionados por su ocurrencia, cuando dichos eventos fueren negativos.
1.3.1. Contexto Estratégico del Riesgo. Estándar de Control que permite configurar el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la institución publica frente a los eventos que pueden afectar o potenciar el cumplimiento de sus objetivos. Se diseña como producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que pueden generar estos eventos. Determina la relación de la institución con el entorno; tiene en cuenta su función y misión; el conjunto de la organización, los aspectos operativos, financieros, legales y lo que esperan sobre la gestión de cada institución los diferentes grupos de interés.
1.3.2. Identificación del Riesgo. Estándar de Control que permite conocer potenciales eventos negativos, estén o no bajo el control de la institución publica, que pueden afectar desfavorablemente el logro de sus objetivos convirtiéndose en un posible riesgo. Se establece como un procedimiento que ayuda al reconocimiento de los acontecimientos o sucesos que tienen un impacto negativo en el alcance de los objetivos de la institución pública, permitiendo identificar sus agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.
1.3.3. Análisis de Riesgo. Estándar de Control que determina la probabilidad de ocurrencia de los eventos negativos y posibles riesgos que impactan el cumplimiento de los objetivos de la institución publica, ayudando a identificar el impacto y sus consecuencias; calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la institución para su aceptación y manejo.
1.3.4. Valoración de Riesgos. Estándar de Control que determina el nivel o grado de exposición de la institución publica a los impactos del riesgo. Toma como base la calificación y evaluación de los riesgos, y ayuda a la ponderación de los mismos con el objetivo de establecer las prioridades para su manejo y posterior fijación de políticas para su correcta administración.
1.3.5. Políticas de Administración de Riesgos. Estándar de Control que permite estructurar criterios orientadores para la toma de decisiones, y definición de la estrategia respecto al tratamiento de los riesgos y de sus efectos al interior de la institución publica. Establece las guías o cursos de acciones, necesarias por parte de la máxima autoridad y del nivel directivo de la institución para gestionar de manera adecuada aquellos eventos que puedan inhibir el logro de sus objetivos institucionales.
- COMPONENTE CORPORATIVO CONTROL DE GESTION Estructuración de componentes de Control que al interrelacionarse entre si, bajo la acción de niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la gestión de las operaciones de la institución publica, orientándola al cumplimiento de sus objetivos institucionales, de conformidad con lo establecido por la Constitución, la Ley, sus reglamentos y las reglas propias de autorregulación de la institución.
2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Conjunto de estándares de control que al articularse entre si, garantizan el control de la ejecución de la función, los planes y programas de la institución publica, haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo de riesgos y orientando la operación hacia el logro de sus resultados, metas y objetivos operacionales. Permite ejercer control sobre toda la operación de la institución, ocurre en todos los procesos, interviene en todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.
2.1.1. Políticas de operación. Estándar de Control que establece las guías de acción, que permite la implementación de las estrategias de ejecución de la institución publica y de las políticas de Administración de Riesgos. Define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Imponen limitaciones y obligaciones sobre la forma de llevar a cabo la operación de la institución.
2.1.2. Procedimientos. Estándar de Control que establece el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso. Define y controla las acciones que requieren la operación de una institución, establece los métodos para realizar las tareas. Los procedimientos son imprescindibles para la definición de los perfiles correspondiente a los cargos, y la asignación de responsabilidad y autoridad a los funcionarios vinculados. Generan flujogramas sobre el manejo y curso de la información institucional.
2.1.3. Controles. Estándar de Control que determina las acciones y/o mecanismos necesarios para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas, para el logro de los objetivos de la institución publica. Dichas acciones y/o mecanismos permiten prevenir los riesgos, detectarlos, proteger la institución contra posibles pérdidas y corregir las desviaciones que se presentan en el desarrollo normal de las operaciones. Deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos.
2.1.4. Indicadores. Estándar de Control conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión en la institución publica. Se presenta como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la institución en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
2.1.5. Manual de Operaciones. Estándar de Control materializado en una normativa de autorregulación interna, que contiene la documentación de los procesos de la institución publica, convirtiéndola en una guía de uso individual y colectivo para el conocimiento y uso de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo formas y un lenguaje común a todos los funcionarios.
2.2. COMPONENTE INFORMACION: Conjunto de estándares de Control que al interrelacionarse entre si facilitan la recolección, ordenamiento, procesamiento, sistematización y estructuración, en forma adecuada y oportuna, de los datos e información de la institución publica, provenientes de fuentes internas o externas; garantizando con ello la toma de decisiones administrativas, el desarrollo de la función de la institución y su operación permanente. Asi también, el cumplimiento de obligaciones de información, la Rendición de Cuentas a la Contraloría General de la Republica; la interpretación y entendimiento por los diferentes grupos de interés de su proceso, gestión y resultados. Vincula la institución con su entorno y estructura, información para los grupos de interés internos y externos.
2.2.1. Información Interna. Estándar de Control reúne y procesa el conjunto de datos e información de la institución publica, provenientes de fuentes internas y externas, interpretándolas adecuadamente, para la fijación de políticas, soportar la toma de decisiones, permitir la ejecución de los procesos y garantizar el desarrollo de ls actividades que se originan al interior de la institución. Debe asegurarse su registro oportuno, exacto y confiable, para traducirla en reportes necesarios en la realización efectiva y eficiente de las operaciones, y permitir su difusión y circulación oportuna a los diferentes grupos de interés internos.
2.2.2. Información Externa. Estándar de Control que reúne y procesa el conjunto de datos e información de la institución publica, proveniente de fuentes internas y/o externas, generando información necesaria a la sociedad en general; a los proveedores y contratistas; a las instituciones u organismos reguladores y de fiscalización; de seguimiento a órganos de fuentes de financiación externas y a otras organizaciones que se constituyen como grupos de interés externos de cada organismo o entidad.
2.2.3. Sistemas de Información. Estándar de Control, que se conforma por los diferentes sistemas diseñados y desarrollados por la institución publica para hacer mas oportuna, integra y confiable su información en términos de las necesidades de apoyo tecnológico a cada organismo o entidad y que son necesarios para el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
evaluación al control y a la gestión, a los resultados de la gestión, genera recomendaciones de mejora y realiza el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la institución.
3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno. Estándar de control que permite conocer, mediante un examen permanente a los controles internos, el grado de desarrollo y efectividad del Control Interno de la Institución Pública. Dicho examen es efectuado desde el punto de vista interno por los auditores internos y, desde el punto de vista externo, por la Contraloría General de la Republica, instancias que deben actuar de manera independiente. No intervienen en el diseño y la gestión de las operaciones y generan recomendaciones para mejorar la efectividad del Control Interno.
3.2.2. Auditoria Interna. Estándar de control que, tomando como base los resultados de la evaluación de los controles internos, asegura un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades y operaciones de la institución publica, verificando la eficiencia, eficacia, integridad y transparencia de sus actividades económicas, financieras, su gestión y resultados. Emite juicios sustentados en evidencias que generan recomendaciones; permite establecer acciones de mejora de orden preventivo, correctivo o investigativo, para garantizar una gestión eficiente y el desarrollo de las actividades económicas y financieras de la institución, bajo los fundamentos y principios que rigen el Control Interno.
3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO: Conjunto de estándares de control que al interactuar entre si, consolidan y permiten ejecutar adecuadamente las acciones de mejoras necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Control Interno, y en la gestión de operaciones de la institución pública. Se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, Auditoria de Calidad, Evaluación al Sistema de Control Interno, Auditoria Interna Institucional, en las observaciones formales provenientes del Control Externo que lleva a cabo la Contraloría General de la Republica y en las recomendaciones del Control Ciudadano.
3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional. Estándar de Control que se constituye por el Plan de Acción que la institución publica, en su conjunto, debe aplicar para fortalecer su desempeño institucional, y cumplir con su función, misión y objetivos, dentro del marco jurídico legal que le es obligatorio, satisfaciendo los compromisos contraídos con los diferentes grupos de interés y, en especial, con la sociedad. Se conforma por las acciones de mejoramiento definidas en los procesos de Autoevaluación, las recomendaciones de Auditoria Interna Institucional, de Auditoria Externa, por las recomendaciones de la Contraloría General de la Republica y las provenientes del Control Ciudadano.
3.3.2. Planes de Mejoramiento Funcional. Estándar de Control constituido por los planes administrativos, que establecen las acciones de mejora de cada dependencia o área responsable de la institución publica, derivadas del Plan de Mejoramiento Institucional y que estarán bajo la responsabilidad especifica de las autoridades administrativas, que tienen a su cargo cada dependencia en la institución correspondiente. Permiten fortalecer el desempeño y funcionamiento de cada dependencia y los procesos a su cargo, orientándola al logro de las metas asignadas en el contexto de los objetivos de la institución. Debe ser objeto de control y seguimiento permanente por la autoridad administrativa responsable en cada dependencia y por la Auditoria Interna Institucional.
3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual. Estándar de control que permite consolidar las acciones de mejoramiento a desarrollar por los funcionarios, para mejorar su desempeño conforme al Plan de Mejoramiento Funcional de la dependencia a la cual pertenecen, enmarcado dentro de las directrices o lineamientos establecidos por los directivos de la institución, para mejorar las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, a fin de lograr la eficiencia y eficacia del servicio publico. Su control y seguimiento se lleva a cabo por cada funcionario responsable, que actúa como inmediato superior.
