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Directora de Gestión Financiera a.i.
Versión:
Inicio / Fin Operación/ Activ idad Documento Datos Conexión
Almacenamient o/ Archiv o Decisión
Contabilidad General Presupuesto^ Usuarios^
Gestión Financiera Tesorería^
Asiento Contable 0 Inicio de proceso
1 Autoriza
INSUMOS: Solicitud PRODUCTO: Autorización
2 Apertura del Fondo
INSUMOS: Autorización PRODUCTO: Apertura de f ondo Plantilla #
3 Registro contable
INSUMOS: Apertura del f ondo PRODUCTO: cheque y asiento contable y presupuestario. 4 Ejecuta gastos por medio decaja chica.
INSUMOS: documento PRODUCTO: Autorización
5 Autoriza
INSUMOS: Autorización PRODUCTO: Autorización
6 Desembolsa el pago cajachica
INSUMOS: Factura PRODUCTO: Autorización
7 Reintegro de caja chica
INSUMOS: Factura PRODUCTO: Asiento Diario
8 Autorización del asientocontable
INSUMOS: Asiento Diario PRODUCTO: Autorización (^) Plantilla #
9 Emisión cheque
INSUMOS: autorización PRODUCTO: cheque
Plantilla # Plantilla # Plantilla # Plantilla #
10
Autoriza disminución o cierre de f ondo de caja chica o caja recaudadora
INSUMOS: Autorización PRODUCTO: Depósito bancario
11 Registro contable.
INSUMOS: Depósito bancarios PRODUCTO: Asiento Diario
Plantilla #
12 Fin de Proceso
Política
Unidad Funcional
Decretos 36961-H, 34918-H y su reglamento 33411; Ley 8131 y conexas atinentes al tema y NICSP 28 y 29
4.0 Definiciones:
Recursos mantenidos como fondos de tesorerías centrales y descentralizadas de cada ente público, destinados a atender determinada clase de gastos, incluso aquellos de carácter menores y urgentes, en el marco de la normativa específica sobre cajas chicas y cajas de devoluciones, ya sea que están mantenidos en cuentas bancariaso en dinero en efectivo, en moneda nacional o en moneda extranjera. Actividad y Símbolo
3.0 Marco Legal:
Plazo
La tesorera realiza el reintegro de caja chica.
Contabilidad rev isa y autoriza el asiento contable donde se registra el gasto o la rev ersión del ingreso así como el reintegro de caja chica o f ondo de dev oluciones.
Código del Proceso
Secuencia Actividades ( Descripcióndel Procedimiento) Insumo / Producto Control de Actividades
El Director de Gestión Financiera autoriza y solicita mediante of icio la creación o aumento de las Cajas Chicas o Caja de Dev oluciones a la Contabilidad General. Lo pasa a tesorería para que coordine con Contabilidad la apertura a niv el La Contabilidad General realiza la apertura del código contable ref erente a la Caja Chica o Caja de dev oluciones correspondiente. La Tesorería de la Administración Univ ersitaria conf ecciona el cheque correspondiente a la creación o aumento de la Caja Chica o Caja de Dev oluciones.
El solicitante tramita mediante un v ale la autorización del gasto
El encargado de presupuesto autoriza el contenido presupuestario
La tesorería realiza el pago por medio de la caja chica.
Revisado por: Fecha: 09-12-2020 Firma:
Aprobado por: Rector Fecha: 09-12-2020 Firma:
Doris Aguilar Sancho
Emmanuel González Alvarado
1.0 Objetivo: 2.0 Alcance:
Control de Cam bios
Fecha de Actualización: 09-12-2020 Descripción del cambio: Registro Contable Sistema Avatar 2020, Politicas Contables version 2019 y acuerdo del Consejo Universitario 8-16-2018.
Prescribir el tratamiento y registro contable relacionados con los fondos de las cajas chicas y fondos de devoluciones Aplicación Transacciones cubiertas NICSP28 y 29
Procedimiento: 1 Registro Contable de Caja chica, Fondo de Devoluciones y Caja General Versión: 2
Elaborado por: Contadora General Fecha: 09-12-2020 Firma:
Ileana Morera Azofeifa
Proceso: Contabilidad General Universidad Técnica Nacional
Generalidades
Nombre de la Institución: UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL
Área: Contabilidad General
La tesorería conf ecciona el Cheque de Reintegro
El Director de Gestión Financiera autoriza la disminución o cierre de la Caja Chica o Caja de dev oluciones mediante of icio.
El contador procede a realizar el registro contable para el cierre o disminución de caja chica o caja de dev oluciones.
Fecha Códigos Códigos Detalle debe haber Contables Presupuestarios 1.1.1.01.03 n/a Caja chica y fondos rotatorios^ x 1.1.1.01.03.01. n/a Cajas chicas x 1.1.1.01.03.01.2. n/a Cajas chicas en el país x 1.1.1.01.02 n/a Depósitos Bancarios x 1.1.1.01.02.01. n/a Depósitos bancarios en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.1. n/a Cajas de ahorro en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.2. n/a Cuentas corrientes en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.02. n/a Depósitos bancarios en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.1. n/a Cajas de ahorro en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.2. n/a Cuentas corrientes en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.3. n/a Caja Única x 1.1.1.01.02.02.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector público interno^ x 1.1.1.01.02.03. n/a Depósitos bancarios en el sector externo^ x 1.1.1.01.02.03.1. n/a Cajas de ahorro en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.2. n/a Cuentas corrientes en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector externo x
Procedimiento : Recoconcimiento y Registro de Cuentas Por Pagar ( Pagos Directos) Fecha Códigos Códigos Contables Presupuestarios 1.1.3.09.01.02.0.99999.01 Anticipos a funcionarios y servidores públicos Vales x 1.1.1.01.03 Caja chica y fondos rotatorios x
Procedimiento : Recoconcimiento y Registro de Cuentas Por Pagar ( Pagos Directos) Fecha Códigos Códigos Contables Presupuestarios 5.1.2. Servicios x 5.1.2.01. Alquileres y derechos sobre bienes x 5.1.2.01.01. Alquiler de terrenos, edificios y locales x 5.1.2.01.02. Alquiler de maquinarias, equipos y mobiliario x 5.1.2.01.03. Alquiler de equipamiento informático x 5.1.2.01.04. Alquileres de equipos para telecomunicaciones x 5.1.2.01.05. Derechos o regalías sobre bienes intangibles x 5.1.2.01.99. Otros alquileres x 5.1.2.02. Servicios básicos x 5.1.2.02.01. Agua y alcantarillado x 5.1.2.02.02. Energía eléctrica x 5.1.2.02.03. Correos x 5.1.2.02.04. Servicios de telecomunicaciones x 5.1.2.02.05. Servicios de Internet e Intranet x 5.1.2.02.99. Otros servicios básicos x 5.1.2.03. Servicios comerciales y financieros x 5.1.2.03.01. Servicios de información x 5.1.2.03.02. Publicidad y propaganda x 5.1.2.03.03. Impresión, encuadernación y otros x 5.1.2.03.04. Transporte de bienes x 5.1.2.03.05. Servicios aduaneros x 5.1.2.03.06. Comisiones y gastos por servicios financieros y comerciales x 5.1.2.03.07. Servicios de transferencia electrónica de información^ x 5.1.2.03.08. Servicios de almacenamiento^ x 5.1.2.03.09. Comisiones y gastos sobre endeudamiento público x 5.1.2.03.09.01. Comisiones y gastos sobre títulos y valores de la deuda pública interna x 5.1.2.03.09.02. Comisiones y gastos sobre títulos y valores de la deuda pública externa x 5.1.2.03.99. Otros servicios comerciales y financieros x 5.1.2.04. Servicios de gestión y apoyo x 5.1.2.04.01. Servicios médicos y de laboratorio x 5.1.2.04.02. Servicios jurídicos x 5.1.2.04.03. Servicios de ingeniería x 5.1.2.04.04. Servicios en ciencias económicas y sociales x 5.1.2.04.05. Servicios de mantenimiento de sistemas informáticos x 5.1.2.04.06. Servicios generales x 5.1.2.04.99. Otros servicios de gestión y apoyo^ x
Detalle DEBE HABER
Plantilla Nº Procedimiento: Registro Contable de Caja chica, Fondo de Devoluciones y Caja General
Justificación: Este asiento registra la creación o aumento del fondo fijo de caja, caja chica y caja devoluciones
Plantilla Nº
Justificación: Este asiento registra cuando se da un vale de caja chica.
Plantilla Nº
Detalle DEBE HABER
1.1.3.09.01.02.0.99999.01 Anticipos a funcionarios y servidores públicos Vales x 5.1.2. Servicios x 5.1.3. Materiales y suministros consumidos x 1.1.3.01.03.99.9.11206.01.03 IVA 2% SOPORTADO PAGADO x 1.1.3.01.03.99.9.11206.01.03 IVA 2% SOPORTADO PAGADO x 5.9.9.02.01.00.0.99999.03 Gastos IVA NO Acreditable por Liquidar x 1.1.3.09.01.02.0.99999.01 Anticipos a funcionarios y servidores públicos Vales x 5.1.2. Servicios x 5.1.3. Materiales y suministros consumidos x 1.1.3.09.01.02.0.99999.01 Anticipos a funcionarios y servidores públicos Vales x 1.1.3.09.01.02.0.99999.01 Anticipos a funcionarios y servidores públicos Vales x
Fecha Códigos Códigos Detalle debe haber Contables Presupuestarios 2.1.1. n/a Deudas a corto plazo x 2.1.1.01. n/a Deudas comerciales a corto plazo x 2.1.1.01.01. n/a Deudas por adquisición de inventarios c/p x 2.1.1.01.01.01. n/a Deudas comerciales por adquisición de materiales y suministros para x 2.1.1.01.01.02. n/a Deudas comerciales por adquisición de bienes para la venta c/p x 2.1.1.01.01.03. n/a Deudas comerciales por adquisición de materias primas y bienes en x 2.1.1.01.01.04. n/a Deudas comerciales por adquisición de bienes para transferir ó donar x 2.1.1.01.04. n/a Deudas por adquisición de servicios c/p x 2.1.1.01.04.01. n/a Deudas comerciales por alquileres y derechos sobre bienes c/p x 2.1.1.01.04.02. n/a Deudas comerciales por servicios básicos c/p x 2.1.1.01.04.03. n/a Deudas comerciales por servicios comerciales y financieros c/p x 2.1.1.01.04.04. n/a Deudas comerciales por servicios de gestión y apoyo c/p x 2.1.1.01.04.05. n/a Deudas comerciales por gastos de viaje y transporte c/p x 2.1.1.01.04.06. n/a Deudas comerciales por seguros, reaseguros y otras obligaciones c/p x 2.1.1.01.04.07. n/a Deudas comerciales por capacitación y protocolo c/p x 2.1.1.01.04.08. n/a Deudas comerciales por mantenimiento y reparaciones c/p x 2.1.1.01.04.99. n/a Deudas comerciales por otros servicios c/p x 1.1.1.01.02 n/a Depósitos Bancarios x 1.1.1.01.02.01. n/a Depósitos bancarios en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.1. n/a Cajas de ahorro en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.2. n/a Cuentas corrientes en el sector privado interno^ x 1.1.1.01.02.01.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector privado interno^ x 1.1.1.01.02.02. n/a Depósitos bancarios en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.1. n/a Cajas de ahorro en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.2. n/a Cuentas corrientes en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.3. n/a Caja Única x 1.1.1.01.02.02.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector público interno x 1.1.1.01.02.03. n/a Depósitos bancarios en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.1. n/a Cajas de ahorro en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.2. n/a Cuentas corrientes en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector externo x
Procedimiento : Recoconcimiento y Registro de Cuentas Por Pagar ( Pagos Directos) Fecha Códigos Códigos Contables Presupuestarios 1.1.1.01.03.01.2.99999.15 Reintegro Caja Chica Sede Guanacaste 05.01 x 2.1.1.01.04.99.0 Deudas comerciales por otros servicios c/p x
Fecha Códigos Códigos Detalle debe haber Contables Presupuestarios
1.1.1.01.02 n/a Depósitos Bancarios x 1.1.1.01.02.01. n/a Depósitos bancarios en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.1. n/a Cajas de ahorro en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.2. n/a Cuentas corrientes en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.01.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector privado interno x 1.1.1.01.02.02. n/a Depósitos bancarios en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.1. n/a Cajas de ahorro en el sector público interno x 1.1.1.01.02.02.2. n/a Cuentas corrientes en el sector público interno^ x 1.1.1.01.02.02.3. n/a Caja Única x
Plantilla Nº Procedimiento: Registro Contable de Caja chica, Fondo de Devoluciones y Caja General
Plantilla Nº Procedimiento: Registro Contable de Caja chica, Fondo de Devoluciones y Caja General
Justificación: Este asiento registra el giro del efectivo para reponer el fondo fijo de caja chica o fondos devoluciones.
Plantilla Nº
Detalle DEBE HABER
Justificación: Este asiento registra la cxp del reintegro para reponer el dinero.
Justificación: Este asiento registra la liquidacion de los vales: primer caso cuando gasta todo lo que pidio, segundo cuando gasta todo pero tiene IVA y ultimo cuando gasta menos de lo que pidio y debe devolver.
1.1.1.01.02.02.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector público interno x 1.1.1.01.02.03. n/a Depósitos bancarios en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.1. n/a Cajas de ahorro en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.2. n/a Cuentas corrientes en el sector externo x 1.1.1.01.02.03.9. n/a Otros depósitos bancarios en el sector externo^ x 1.1.1.01.03 n/a Caja chica y fondos rotatorios x 1.1.1.01.03.01. n/a Cajas chicas x 1.1.1.01.03.01.2. n/a Cajas chicas en el país x
Procedimiento : Recoconcimiento y Registro de Cuentas Por Pagar ( Pagos Directos) Fecha Códigos Códigos Contables Presupuestarios 1.1.1.01.02 n/a Depósitos Bancarios x 1.1.1.01.02 n/a Depósitos Bancarios x
Plantilla Nº
Detalle DEBE HABER
Justificación: Este asiento registra eltrasladoentre cuentas para solventar pagos.
Justificación: Este asiento registra el cierre o disminución del fondo fijo de caja chica o fondos devoluciones.
