INFORMES
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Este tipo de comunicación se realiza con base en
propósitos previa y conjuntamente determinados por
el emisor (informante) y por el respectivo receptor
(destinatario), entre quienes se establece un interés
común por el contenido y las finalidades del informe.
Por lo general, la expedición de informes está a cargo
de funcionarios o empleados autorizados por un acto
administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
En el campo administrativo, los informes se
elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con
las normas internas de la organización.
NOTA. Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo
con las políticas de costos de cada organización.
1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y
PRESENTACIÓN
No existe una forma o procedimiento único para
la elaboración y la presentación de los informes; cada
institución, compañía, asociación, departamento o
asesor decide de antemano el orden considerado más
acorde con el asunto tratado o el seguimiento de
determinados formatos de realización.
Sin embargo, en la elaboración de los informes, se
debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
*tratar un solo tema por informe,
*redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa,
*usar tratamiento respetuoso y cortés,
*redactar en forma impersonal (se proyecta, se
estudió),
*utilizar los formatos normalizados, de acuerdo
con los manuales de cada organización,
*disponer el orden en que se van a describir y
contar las actividades realizadas,
*elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el
tono para presentar los hechos.
Al presentar los informes administrativos, se
recomienda elaborar un documento remisorio; en
caso de que se envíen por intranet o correo
electrónico, se debe elaborar un correo remisorio.
Cuando existan anexos en un informe, se
recomienda hacer su identificación, descripción o
aclaración dentro del texto.
2. UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se
recomienda que el remitente tenga en cuenta los
siguientes usos:
*regular o aclarar una situación,
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Adaptación de la norma Icontec GTC-185, 30-09-2009.
*informar acerca de un hecho,
*expresar necesidades o hacer requerimientos,
*tramitar, desarrollar o agilizar un asunto,
*reiterar una información, un requerimiento o
solicitud urgente,
*impugnar o corregir una situación,
*presentar detalles de un aspecto determinado.
3. CLASES DE INFORMES
Según su extensión, los informes pueden ser:
Ejecutivos: tienen de una a tres páginas.
Cortos: constan de tres a diez páginas.
Extensos: de 11 páginas en adelante.
De acuerdo con los requerimientos, existen
informes periódicos (informes regulares con intervalo
de tiempo determinado: diarios, semanales,
mensuales, semestrales, etc.) y esporádicos.
De acuerdo con la finalidad pueden clasificarse en
comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de
proyectos, de investigación o financieros.
3.1 INFORME EJECUTIVO. Este tipo de informe
se usa para:
*informar acerca del desarrollo de un evento
organizacional,
*dejar constancia del procedimiento realizado
durante la verificación de asuntos administrativos,
*reportar eventos extraordinarios ocurridos
durante una reunión,
*dar a conocer diferentes aspectos en relación con
visitas administrativas o de verificación,
*presentar resumen de un proceso de evaluación y
certificación,
*elaborar un resumen del comportamiento
inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de
personas o de un individuo.
Puede tener o no portada. En caso de no tenerla
se reemplaza por un encabezamiento. En su
contenido, el informe estará compuesto por:
*Encabezamiento, conformado por razón social,
dependencia, número o código, título, lugar de origen
y fecha de elaboración,
*autoría del resumen ejecutivo.
*objetivos,
*numerales o temas.
*conclusiones y recomendaciones (opcional) y
*firma.
3.2. INFORMES CORTO Y EXTENSO. Estos
escritos exponen o describen un acontecimiento, un
problema o un tema o dan cuenta del estado de una
situación (actividades realizadas individual o grupal-
mente, características del departamento de una
empresa, etc.); pretenden canalizar la información
necesaria para interpretar o analizar un problema o el
