CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el
mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto al interior como al
exterior de una entidad.
1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y
PRESENTACIÓN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a
conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para
informar disposiciones, normas, lineamientos y
políticas; la circular externa, para dar a conocer reglas
de negocios, nuevos productos o servicios, entre
otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
*tratar un solo tema,
*iniciar y finalizar el texto con una frase de
cortesía,
*redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa,
*usar un tratamiento respetuoso y cortés,
*emplear un estilo gramatical natural, sencillo y
continuo,
*utilizar los formatos normalizados en el manual
de procedimientos de cada organización,
*distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
2. CLASES DE CIRCULARES
La circular general se dirige a un grupo específico
de personas.
La carta circular está dirigida en forma
personalizada.
3. PARTES
3.1 ENCABEZADO. De cero a una interlínea
libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en
mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el
consecutivo que la identifica, si se requiere.
3.2 CÓDIGO. Se recomienda escribirlo a una o
dos interlíneas libres del encabezado.
3.3 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE
ELABORACIÓN. Se recomienda escribirlo a una o
dos interlineas libres del código.
3.4 ENCABEZAMIENTO Y DESTINATA-
RIOS. De dos a tres interlineas libres de la fecha, se
escribe la palabra para, en mayúscula sostenida.
Seguida del grupo destinatario de la circular y su
ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.
En el caso de la carta circular se utiliza la misma
estructura para la elaboración de la carta; únicamente
cambian los datos del destinatario.
La preposición para no va seguida de dos puntos
(:); en el caso de la carta circular, no se debería
utilizar.
EJEMPLO:
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
3.5 ASUNTO. Se escribe a dos interlíneas libres
de los datos del destinatario contra el margen
izquierdo.
3.6 SALUDO. Se incluye en el inicio del texto.
3.7 TEXTO. Se inicia de dos a tres interlíneas
libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y
cada párrafo se separa del anterior con una interlínea
libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede
dejar interlineación de uno y medio entre renglones y
doble entre párrafos.
3.8 DESPEDIDA. Se escribe de una a dos
interlíneas libres del texto.
3.9 REMITENTE Y FIRMAS RESPON-
SABLES. Los datos del remitente están conformados
por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de
cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en
mayúscula sostenida y el cargo se escribe en l alinea
siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
La firma debe ubicarse en la parte superior del
nombre del remitente. Estos elementos se ubican de
acuerdo con el estilo elegido.
3.10 LÍNEAS ESPECIALES. Se recomienda
escribirlas en dos interlineas libres de los datos del
remitente, en las misma fuente y con un tamaño de
letra menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos copias se ubica a interlineado
sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque
correspondiente a redactor y transcriptor se deja a
una interlinea del anterior y también alineado.
3.11 IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS
SUBSIGUIENTES. El encabezado se escribe de
tres a cuatro centímetros del borde superior de la hoja
en papel sin membrete o a dos interlíneas libres del
logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está
constituido por la línea de identificación contra el
margen izquierdo y el número de la página contra el
margen derecho.
La línea de identificación debe contener el número
de la circular, el código o la fecha:
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se
inicia de una a dos interlíneas libres del
encabezamiento. La última página debe contener
como mínimo, el párrafo de cierre antes de la
despedida.
EJEMPLO 1:
Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009
2
EJEMPO 2:
DG-1-057
2