ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o
situación específica. Son documentos que adquieren
valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde
el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características
específicas del acta, cada organización debe cumplir
con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos
casos se debe registrar o presentar ante la entidad
competente; en este caso, el acta se debe elaborar en
papel con membrete.
1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y
PRESENTACIÓN
El nombre del grupo que se reúne. Además, se
debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o
extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado
en una reunión o situación específica, sin describir
detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto
las de descargo que deben redactarse en tiempo
presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio.
Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico;
tampoco deben presentar errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con
énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por
solicitud expresa de algún participante, se anotan las
discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el
número de votos emitidos a favor, en contra y en
blanco. En caso de nombramientos, se registran los
resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta
una moción y no es necesario anotar el nombre de
quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario
mencionar la intervención de uno de los asistentes, se
hace con su nombre completo.
2. UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo
acontecido y acordado en una reunión o situación
específica.
3. CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se
destacan:
*Actas de comités.
*Actas del concejo municipal.
*Actas de consejos.
*Actas de junta directiva.
*Actas de asambleas.
*Actas de reuniones administrativas.
*Actas de levantamientos de cadáveres.
*Actas de baja de inventarios.
*Actas de eliminación de documentos.
*Actas de sociedades.
*Actas de entrega.
4. PARTES
4.1 TÍTULO. El título está conformado por el
nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a
una o dos interlineas libres del margen superior.
EJEMPLO: REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
4.2 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y
NÚMERO. A una o dos interlíneas libres se ubica la
palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a
continuación el número consecutivo que le
corresponda.
EJEMPLO: ACTA 001.
NOTA: Se suprime el símbolo de número (#) o la
abreviatura No.
4.3 ENCABEZAMIENTO. El encabezamiento
está conformado por las palabras fecha, hora, lugar,
asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en
mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento
van alineados después de dos espacios siguientes a los
dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula
sostenidas.
4.3.1 Lugar de origen y fecha de la reunión.
Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas
libres de la denominación del documento, se escribe
la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de
dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o
municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.
Se conseja escribir estos datos a una o dos interlineas
libres del código en forma completa en orden de:
nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y
año (sin separarlo con punto, según el estilo)
EJEMPLO: FECHA: Bogotá D. C., 15 de mayo de
2009.
NOTA: En caso de sociedades que registran sus actas
ante una entidad competente, se indican: el lugar, la
fecha y la hora de la reunión, además de la forma y
antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431
del Código de Comercio).
4.3.2 Hora. Contra el margen izquierdo, a una
interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora,
en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se escribe la hora de inicio y de finalización de
la reunión.
EJEMPLO: De las 09:00 horas a las 16:00 horas.
