Guía para la elaboración de proyectos, Esquemas y mapas conceptuales de Ciencias Empresariales

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PARA LA ELABORACIÓN DE

PROYECTOS

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PROYECTOS

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PROYECTOS

Indice | 5

Índice

| Preámbulo 09

0| Introducción

0.1| ¿Qué es un proyecto?. 12

0.2| Objetivos de un proyecto. 12

0.3| Características de los proyectos. 13

0.4| Puntos clave de un proyecto. 14

0.5| Ciclo de vida del proyecto. 14

1| Gestión del Proyecto

1.1| Áreas de conocimiento de la gestión. 16

1.2| Gestor del proyecto. Competencias y funciones. 16

1.3| Diagrama de flujo del proyecto (lista de control). 17

2| Diseño del Proyecto

2.1| Análisis inicial. 21

2.1.1| Generación de ideas de proyectos. 21 2.1.2| Establecimiento de prioridades. 25 2.1.3| Delimitación del problema o descripción de la necesidad a la que da respuesta el producto/servicio. 26 2.1.4| Identificación de la legislación relacionada con los objetivos y contenidos del proyecto: requisitos técnicos y/o legales. 26 2.1.5| Identificación de posibles ayudas económicas o subvenciones existentes para el desarrollo del proyecto. 27 2.1.6| Elección de posibles alternativas para la resolución del problema o la cobertura de la necesidad: viabilidad técnica y económica del proyecto. 27 2.1.7| Revisión de fuentes de información relacionadas con los contenidos del proyecto. 28

2.2| Definición del proyecto. 28

2.2.1| Naturaleza del proyecto. 28 2.2.2| Definición de los objetivos. 29

3| Planificación del Proyecto

6 | Indice PARA LA ELABORACIÓN DE

• 3.1| Análisis de riesgos.
• 3.2| Gestión de riesgos.
• 3.3| Herramientas para la planificación. - 3.3.1| Mapas conceptuales. - 3.3.2| WBS – Estructura de división del trabajo (EDT). - 3.3.3| Diagrama de Gantt. - 3.3.4| Estimación de tiempos. - 3.3.5| Herramientas informáticas.
• 3.4| Recursos. - 3.4.1| Definición de perfiles. - 3.4.2| Nivelación de recursos. - 3.4.3| Presupuesto del proyecto.
• 3.5| Planificación del seguimiento y evaluación.
  • 4.1| Ejecución del seguimiento. 4| Ejecución y seguimiento del Proyecto - 4.1.1| ¿Por qué hacer seguimiento o control? - 4.1.2| Factores que dificultan la labor de seguimiento/control.
  • 4.2| Equipo de proyecto. - 4.2.1| Proceso de desarrollo del trabajo en equipo.
  • 4.3| Reuniones.
  • 4.4| Toma de decisiones.
  • 4.5| Gestión de cambios.
  • 4.6| Resolución de conflictos.
  • 5.1| Evaluación final. 5| Evaluación final y cierre del Proyecto
  • 5.2| Cierre del proyecto.
  • 6.1| Fases de diseño y planificación. 6| Documentación
  • 6.2| Fases de ejecución, seguimiento y control.
  • 6.3| Fases de evaluación y cierre.
  • 6.4| Sistemas de archivo.
• 7| Bibliografía

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PROYECTOS

Preámbulo | 9

|Preámbulo

La Formación Profesional derivada de la LOE establece la implantación de un nuevo módulo en los ciclos de grado superior, el módulo profesional de proyecto. Este módulo tiene como objetivo integrar las diversas capacidades y conocimientos del currículo de cada ciclo formativo, mediante el desarrollo de un proyecto por parte del alumnado, que se propone coincida en el tiempo con el desarrollo de la Formación en Centros de Trabajo.

Para este módulo se establecen los siguientes resultados de aprendizaje:

1| “Identifica las necesidades del sector productivo, relacionándolas con proyectos tipo que las puedan satisfacer”. 2| “Diseña un proyecto relacionado con las competencias expresadas en el título, incluyendo y desarrollando las fases que lo componen”. 3| “Planifica la implementación o ejecución del proyecto, determinando el plan de intervención y la documentación asociada”. 4| “Define los procedimientos para el seguimiento y control en la ejecución del proyecto, justificando la selección de variables e instrumentos empleados”. 5| “Presenta y defiende el proyecto, utilizando eficazmente las competencias técnicas y personales adquiridas durante su elaboración y durante el proceso de aprendizaje en el ciclo formativo”.

Teniendo en cuenta estos resultados de aprendizaje, el objetivo es que el alumnado llegue a desarrollar el proyecto hasta las fases de diseño y planificación. Sin embargo, esto no está en contradicción con la posibilidad de que algunos equipos de proyecto puedan llegar a ejecutarlo y evaluarlo, en aquellos ciclos formativos cuya especialidad permita esta posibilidad.

A través del desarrollo del proyecto, el alumnado adquirirá las competencias necesarias para el diseño y planificación del mismo (si se desarrollan sólo las dos primeras fases); y también las competencias para su ejecución, seguimiento y evaluación (si se desarrolla el proyecto en su totalidad).

Esta guía pretende ser un manual de consulta y una herramienta de apoyo que utilicen tanto el profesorado como el alumnado durante el desarrollo del módulo. Teniendo en cuenta los resultados de aprendizaje que se pretenden alcanzar, la guía propone una serie de contenidos básicos orientados a su consecución.

Existen diferentes metodologías para el desarrollo de proyectos, pero en esta guía se ha buscado la concreción, la practicidad y, sobre todo, el planteamiento de cómo debe desarrollarse un proyecto sin dejar de lado el contexto de aprendizaje en el que se desarrollará el módulo.

Asimismo, cabe señalar que la guía tiene un carácter generalista, para poder ser utilizada en las diferentes especialidades formativas que se imparten en formación profesional. El equipo que ha elaborado la guía es consciente de que la metodología de elaboración de proyectos tiene sus especificidades en cada familia profesional, por lo cual se propone una utilización flexible de la guía, siendo el profesorado quien valore en qué aspectos profundizar más o menos en función de cada ciclo formativo.

Esperamos que esta guía cumpla su objetivo y se convierta en un apoyo para el alumnado y profesorado que deban acometer la tarea de desarrollar y tutorizar, respectivamente, los diferentes proyectos en el marco del módulo de proyecto. Esta es la intención con la que los miembros del equipo desarrollador la hemos elaborado; confiamos en haberlo logrado.

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PROYECTOS

Preámbulo | 11

MÓDULO

EMPRESA E INICIATIVA EMPRENDEDORA Idea FCT del Negocio RA

Creación y puesta en marcha de la empresa RA2, 3

Idea del Proyecto RA

Diseño del Proyecto RA

Planificación del Proyecto RA

Ejecución y seguimiento del Proyecto RA

Evaluación y cierre del Proyecto RA

Módulo de proyecto (1)

Módulo de proyecto (2)

Módulo de proyecto (3)

Módulo de Proyecto

• EIE

Módulo de Proyecto

• otros módulos del ciclo

PBL

con EIE,

• Módulo de Proyecto
• otros módulos del ciclo

12 | Introducción

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0 | Introducción

Para que la gestión y ejecución de un proyecto tengan unas garantías de éxito, es importante que tener claro qué es un proyecto y sus peculiaridades tanto en su planteamiento como en su gestión.

0.1| ¿Qué es un Proyecto?

Aunque son muchas las definiciones de proyecto que podrían darse, aquí se seleccionan tres, complementarias una con otra, para poder analizarlas:

“Proceso único que conlleva un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y evaluadas que, con recursos humanos, técnicos y financieros finitos , trata de obtener unos objetivos en un plazo determinado , con un comienzo y un fin claramente identificables”.

“ Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de detectar necesidades o resolver problemas ”.

“ Secuencia única y tecnológicamente determinada de actividades, generalmente no repetitiva, que supone la coordinación de múltiples recursos (personas, materiales y financieros) para alcanzar unos objetivos claramente definidos en un tiempo y con unos costes determinados”.

En las definiciones aportadas se ve que aparecen elementos que pueden resaltarse como elementos básicos de todo proyecto:

Logro de unos objetivos o resultados. Actividades y/o plan de trabajo. Recursos o elementos necesarios. Tiempo. Coste y recursos financieros. Intención de modificar algo: resolución de un problema, cobertura de necesidades…

0.2| Objetivos del Proyecto

Una vez que está clara la definición de proyecto, es necesario plantear para qué sirve un proyecto o por qué llevarlo a cabo; es decir, qué objetivos persigue su realización. Para dar respuesta a estas preguntas, se puede decir que un proyecto responde básicamente a cuatro objetivos, reflejados algunos de ellos en las definiciones de proyecto aportadas:

a) Conseguir un resultado final. El primer objetivo es el resultado final del proyecto, es decir, la obra que se quiere realizar, el objeto que se quiere producir o el servicio que se quiere prestar; y supone el origen y justificación del mismo, por lo que se puede considerar el objetivo más importante y significativo. Pero conseguir el objetivo técnico no es suficiente por sí solo, sino que además se deberá tener en cuenta los objetivos que se reflejan a continuación de este, el plazo de realización y el coste del proyecto, buscando siempre un equilibrio entre los tres elementos.

14 | Introducción

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PROYECTOS

IRREVERSIBILIDAD: a lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones para poder progresar y avanzar. Estas decisiones son generalmente irreversibles o con un grado de irreversibilidad mayor que en una producción rutinaria. En algunos casos es necesario dar marcha atrás a la decisión y esto acarrea importantes perjuicios económicos o retraso en el plazo de ejecución.

INFLUENCIAS EXTERNAS: es frecuente, sobre todo en proyectos de gran envergadura, que estén sometidos a influencias externas ejercidas por el entorno social, político o económico. Estas presiones pueden afectar al resultado del proyecto aunque técnicamente y en su gestión éste haya sido totalmente correcto.

RIESGO: casi todo proyecto implica riesgos importantes que es necesario analizar para prevenirlos y estar preparados para tomar medidas que permitan minimizar el impacto. A veces se piensa solo en los riesgos derivados de las dificultades técnicas pero hay que tener en cuenta otros factores de riesgo: pérdidas económicas producidas por retrasos, averías, daño a la imagen de la empresa, consecuencias sociales, pérdida de clientes, etc.

0.4| Puntos claves de un Proyecto

En la gestión del proyecto las claves relacionadas son:

Tiene un conjunto único de objetivos y al lograrlo se consuma el proyecto. Duración limitada y bien definida. Es imprescindible un jefe/responsable/líder de proyecto. Cuenta con medios asignados y limitados, es decir, tiene asignado un presupuesto para su desarrollo. Integra esfuerzos de todos los sectores de la empresa afectados por él. Es un cambio fundamental en la forma de funcionar de la organización.

0.5| Ciclo de vida de un Proyecto

Un proyecto, al igual que la fabricación de cualquier producto o la prestación de un servicio, pasa por un ciclo de vida o fases de desarrollo e implantación.

El ciclo de proyecto sigue las siguientes fases:

DISEÑO: en esta fase se definen los objetivos del proyecto, las especificaciones técnicas del mismo, el alcance. Por otro lado, se analiza la información asociada a las posibles actividades y tareas a realizar, es decir, se analiza la experiencia previa que exista sobre proyectos similares.

PLANIFICACIÓN: consiste en analizar los riesgos o problemas potenciales que puedan surgir, definir las actividades y tareas a realizar en el proyecto para alcanzar los objetivos, determinar los recursos necesarios y establecer un plan de seguimiento del mismo. Es una fase importante ya que si ajustamos al máximo esta actividad tenemos más garantías de éxito.

EJECUCIÓN: consiste en la puesta en marcha de la planificación realizada en la fase anterior. Esta fase combina la gestión y el trabajo técnico que hay que realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.

SEGUIMIENTO Y CONTROL: es la aplicación del plan de seguimiento establecido en la fase de planificación. ¿Por qué esta fase? Es difícil, por no decir imposible, que una planificación se ejecute tal cual se

Introducción | 15

PARA LA ELABORACIÓN DE

PROYECTOS

PLANIFICACIÓN

ha establecido, por ello es necesario hacer un seguimiento del grado de realización de las actividades, de los recursos utilizados, de la evolución del presupuesto… Cuanto antes se detecten las desviaciones, antes se podrá actuar y arreglar los problemas. En ese caso, se deberá replanificar e introducir las modificaciones que permitan alcanzar los objetivos.

EVALUACIÓN Y CIERRE: es el momento de hacer balance de los resultados alcanzados, de valorar si se han conseguido los objetivos planteados en el proyecto, y cerrar el proyecto elaborando el informe final y disolviendo el equipo de trabajo.

A continuación se presenta un diagrama del ciclo de vida del proyecto:

DISEÑO

SI

NO

REPLANIFICACIÓN

MONITORIZACIÓN

PERMANENTE

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CONTROL

¿DESVIACIONES?

FIN DE PROYECTO

EVALUACIÓN

CIERRE

PARA LA ELABORACIÓN DE

PROYECTOS

Gestión del Proyecto | 17

Para ello debe desarrollar una serie de competencias que le permitirán alcanzar el éxito deseado:

GESTIÓN ORGANIZATIVA Y DE PLANIFICACIÓN: durante el proyecto no solo deberá realizar la planificación y su seguimiento, sino que tendrá que organizar reuniones, coordinar el trabajo en equipo, gestionar el calendario... Elementos que deben estar en la planificación pero que hay que saber gestionarlos correctamente.

COMUNICACIÓN: tanto dentro del proyecto (con los miembros de su equipo y sus superiores) como fuera, con el cliente y los proveedores. Una correcta comunicación es fundamental para que no se generen conflictos o malentendidos.

NEGOCIACIÓN: muchos son los elementos y momentos de negociación. El líder o gestor del proyecto debe trabajar con clientes, miembros de su equipo, etc. con el fin de llegar a acuerdos, sobre el objetivo del proyecto, el contrato, la asignación de tareas, etc.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS: son múltiples los problemas que surgen durante los proyectos y de diferentes características (de relación, técnicos, calidad...). El gestor deberá identificar el problema, sus causas y establecer las alternativas de solución posibles para la toma de decisiones.

EQUIPO: dinamizar el equipo y obtener los mejores resultados del mismo es labor del gestor, y deberá desplegar sus habilidades en esta área para conseguir que el proyecto se realice en plazo, coste y con la calidad requerida. Hay que crear un equipo fuerte y unido con un único objetivo: desarrollar el proyecto con éxito.

VISIÓN SISTÉMICA: capacidad de ver lo general y pasar a lo específico. Es importante que el gestor tenga una visión global del proyecto para que lo específico esté supeditado a la globalidad del proyecto.

TOMA DE DECISIONES: el proyecto exige tomar decisiones constantemente y de manera rápida. El proceso de toma de decisiones debe realizarse con prontitud y seguridad.

TÉCNICAMENTE PREPARADO: aunque no se sea un experto en el tema (para ello tenemos el equipo de proyecto), sí es importante tener conocimiento de la parte técnica, ya que así la planificación se realizará de manera más rápida y certera y la toma de decisiones se ejecutará también con más criterio.

ORIENTACIÓN HACIA LA CALIDAD Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: no sólo hay que dar al cliente lo que necesita, también hay que hacer que sea consciente de que lo recibe. Para que la satisfacción perdure, el sistema debe tener buena calidad.

ORIENTACIÓN HACIA LA ACCIÓN: algunos jefes de proyecto dilatan el proceso de toma de decisiones mediante discusiones y estudios, lo que crea ineficiencia y deteriora la moral del grupo.

DELEGAR RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: el gestor ha de saber cómo dirigir su atención a un número relativamente reducido de indicadores de rendimiento; con ellos puede dirigir el proyecto, detectar problemas potenciales a tiempo, seleccionar los miembros del equipo más adecuados y darles la autoridad y los recursos para que adopten por sí mismos las medidas correctoras.

1.3| Diagrama del flujo del Proyecto (lista de control)

Previamente a desarrollar la lista de control del proyecto, es conveniente aclarar que esta lista es una herramienta que pretende facilitar su elaboración y servir de guía para comprobar si se van desarrollando los diferentes apartados del mismo.

18 | Gestión del Proyecto

PARA LA ELABORACIÓN DE

PROYECTOS

¿Identificación de la necesidad del/los problemas realizada? NO SI

¿Es necesario priorizar entre varios problemas y/o necesidades? SI NO

¿Se ha delimitado o descrito el problema o necesidad? NO SI

¿Se ha analizado la información relacionada con el proyecto? NO SI

¿Se ha valorado la viabilidad técni- ca y económica del proyecto? NO SI

¿Se ha descrito y justificado el proyecto? NO SI

Identificar la necesidad o problema a resolver con los agentes implicados

Establecer prioridad de problemas/necesidades a abordar

Delimitar/describir el problema

Requisitos técnicos/legales Subvenciones/ayudas económicas Revisión de fuentes de información

Valorar la viabilidad económica y técnica del proyecto, según la información analizada

Descripción del proyecto Justificación/fundamentación Personas beneficiadas Localización

FASE DE

DISEÑO DEL

PROYECTO

Sin embargo, hay que entender la lista de control como una herramienta flexible y orientativa, lo cual supone que no en todos los casos será necesario desarrollar cada uno de los pasos que propone, ya que la especificidad de cada proyecto (y del ciclo formativo en el que se encuadra) será la que determine qué apartados y pasos se valora conveniente seguir y cuáles no.

Por otro lado, como se ha reflejado en la introducción de esta guía, algunos equipos llegarán a las fases de diseño y planificación, mientras que otros llegarán a la ejecución y evaluación del proyecto. La utilización de toda o una parte de esta lista de control dependerá de este aspecto.

20 | Gestión del Proyecto

PARA LA ELABORACIÓN DE

PROYECTOS

FASE DE

EJECUCIÓN Y

SEGUIMIENTO

FASE DE

EVALUACIÓN

FINAL Y CIERRE

¿Se está ejecutando el plan de seguimiento del proyecto? NO SI

¿Se están cumpliendo los objetivos previstos? NO SI

¿Se están utilizando adecuadamen- te los recursos disponibles? NO SI

¿Se ha realizado la valoración final del proyecto? NO SI

¿Se ha realizado la justificación económica del proyecto? NO SI

¿Se ha organizado y archivado la documentación del proyecto? NO SI

¿Se ha elaborado el informe final? NO SI

Ejecutar el plan de seguimiento según lo planificado, realizando reuniones y utilizando los indicadores previstos

Identificar causas de desviación de objetivos y aplicar medidas correctoras

Reasignación de recursos disponibles

Llevar a cabo la evaluación del proyecto: objetivos, gestión...

Realizar la justificación económica de ingresos y gastos durante el desarrollo del proyecto

Realizar la organización final de la documentación del proyecto

Realizar el informe final

PROYECTO FINALIZADO

GUÍA

PARA LA ELABORACIÓN DE

PROYECTOS

GUÍA

PARA LA ELABORACIÓN DE

PROYECTOS

Diseño del Proyecto | 21

02 | Diseño del proyecto

2.1| Análisis inicial

2.1.1| GENERACIÓN DE IDEAS DE PROYECTOS

2.1.1.1. Identificación de necesidad/es y/o problemas

Como se ha reflejado anteriormente, el punto de partida de un proyecto es la existencia de un problema o necesidad real que se quiere resolver o cubrir. Por ello, el primer paso para la elaboración de un proyecto será la identificación de ese problema/s o necesidad/es.

Previamente a describir cómo se identifican problemas o necesidades, se definen ambos conceptos, para tener más claro qué se debe identificar.

¿Qué es necesidad?

Puede definirse una necesidad como la “discrepancia entre lo que es y lo que debería ser, es decir, la diferencia entre la situación actual y la situación deseada”. También podemos considerar una necesidad aquello que es conveniente, práctico, imprescindible, como una instalación, un producto o un servicio concretos.

Una necesidad también se puede definir como la carencia de un servicio o un producto en general. Pueden ser la necesidad de alimentarse, de divertirse o de transportarse, por citar algunos ejemplos.

Existen, dentro de las necesidades, diferentes tipologías, siendo la tipología de Bradshaw la que distingue necesidades normativas (establecidas por los técnicos o expertos), necesidades sentidas o percibidas (percibidas por las personas de una comunidad), necesidades expresadas (sentidas y demandadas) y necesidades comparativas (derivadas de la diferencia entre servicios en lugares diferentes).

Por su parte, para Abraham Maslow los seres humanos tenemos siempre necesidades que satisfacer, las cuales se encuentran jerarquizadas de forma tal que, en la medida en que se satisfacen las necesidades de los niveles inferiores, se comienzan a sentir las necesidades del siguiente nivel:

Pirámide de las necesidades humanas. A. Maslow.

AUTORREALIZACIÓN

AUTOESTIMA

ACEPTACIÓN SOCIAL

SEGURIDAD

FISIOLÓGICAS