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Es una introducción a la administración de la producción
Tipo: Apuntes
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¡No te pierdas las partes importantes!
En este primer tema, presentamos los conceptos de sistemas de producción de la manera más sencilla posible. Se parte de los conceptos generales de sistemas y se termina con los particulares de producción.
a) ¿Qué es un sistema? En forma muy general se puede decir que un sistema es alguna cosa o ente que recibe algo, lo procesa y produce algo. Un diagrama que ilustra lo anterior es el concepto de "sistema insumo-producto". Insumo
Un sistema es un conjunto de objetos y/o seres vivientes relacionados de antemano, para procesar algo que denominaremos insumo, y convertirlo en el producto definido por el objetivo del sistema y que puede o no tener un dispositivo de control que permita mantener su funcionamiento dentro de los límites preestablecidos.
Algunos ejemplos de sistemas son los siguientes:
Aprovechamos estos ejemplos para introducir los conceptos generales de sistemas.
El tercer ejemplo es la elaboración de un trabajo mediante una computadora electrónica. El objetivo, en este caso, es la impresión correcta de las facturas de un día de ventas de una empresa. El sistema consiste en una computadora, la persona que la opera, los archivos de datos de productos y clientes y el programa de facturación. El insumo es el papel en el que se imprimen las facturas, las tarjetas que entran a la computadora y que contienen los datos de los pedidos de los clientes, los datos que la computadora toma de los archivos de productos y clientes, así como la energía eléctrica que consume. El producto es la impresión de las facturas calculadas correctamente. El control se realiza en dos áreas:
En el cuarto ejemplo hemos puesto a una persona, ejemplo difícil de discutir. Su objetivo está compuesto por lo que desea y por los objetivos de sus subsistemas, que varían de persona a persona, de acuerdo con la edad, sexo, etc. Si se trata de un niño, su desarrollo biológico y mental es uno de los principales objetivos. El insumo es el aire y los alimentos y el producto es un conjunto variado de aspectos fisiológicos, reacciones espirituales y proceso mental que llamaremos "comportamiento". Aquí introducimos el concepto de sistema abierto cuyo comportamiento es difícil de predecir.
La mayoría de psicólogos aceptan que el comportamiento de una persona está totalmente sujeto a la ley de causa-efecto; es decir, a la relación estímulorespuesta. Sin embargo William T. Powers, en un artículo publicado en la revista Science, Vol. 179, N 4071, demuestra lo contrario: que el efecto o comportamiento no depende exclusivamente de la causa o estímulo sino que depende además del propio comportamiento. Para nuestros propósitos, el presentar este ejemplo nos permite hablar sobre un tipo de sistemas difícil de manejar.
Una parte importante del objetivo de este sistema es el comportamiento de la persona, que es casi impredecible. Afortunadamente para los efectos de este estudio los sistemas que se presentan son sistemas de producción que caen dentro de la categoría de sistemas cerrados, o sea aquellos que tienen objetivos, componentes, insumos, productos y relaciones claramente determinados.
El quinto ejemplo lo constituye el mercado mundial del petróleo. El objetivo es vender al precio más conveniente; pero éste no es el objetivo de una persona sino de muchas en diversos lugares. El sistema consta de vendedores y compradores de petróleo en todo el mundo. El insumo es la demanda de petróleo y el producto lo representan los acuerdos o ventas del mismo. El control es prácticamente inexistente porque los precios varían de acuerdo a los intereses de ríos negociantes, además de las presiones de los gobiernos de las naciones poseedoras de petróleo o que desean adquirirlo. Este es otro ejemplo de sistema abierto.
El último ejemplo es de una fábrica. Este sistema está compuesto por hombres y máquinas, relacionados por funciones específicas para cumplir el objetivo de producción de, digamos, muebles de comedor. Como sistema total, el insumo lo constituyen las materias primas y materiales (para los muebles como para el funcionamiento de la fábrica), el trabajo de las personas y la tecnología que se adopta. El producto son los muebles y los desperdicios. Nótese que visualizamos la fábrica como una empresa completa. Si la vemos como una parte de una empresa, el insumo sería entonces el que mencionamos, pero el producto sería el total de muebles producidos al igual que los desperdicios. Esto quiere decir que al hablar del sistema como un todo, deben especificarse claramente sus características, para no caer en errores. El control del sistema comprende el control de calidad, el cumplimiento de los planes de producción para que no rebasen los gastos e inversiones aprobadas para dichos planes y, antes que todo, obtener una utilidad conveniente.
Un concepto importante de sistemas en general es el ruido. Para presentarlo en forma sencilla, imaginemos que estamos observando un programa en la televisión y que pasa un avión; entonces observamos que esta perturbación deforma la imagen, pero, al poco tiempo, la imagen vuelve a la normalidad; esto, como ya se dijo, es una perturbación al sistema. Pero si la antena no estuviera orientada, la imagen tendría "fantasmas" y oiríamos mal; en este caso hay ruido en el sistema, ya que la antena es parte del sistema y está mal orientada. Ahora bien, si el sistema estuviese bien orientado y la transmisión fuera incorrecta, veríamos una imagen incorrecta y oiríamos un sonido defectuoso; entonces habría ruido en el insumo, que es señal de la transmisora y de la electricidad consumida por el televisor.
En ambos casos el producto-imagen y sonido están defectuosos, tienen ruido. Algo parecido sucede en las empresas o en los sistemas de hombres y máquinas, alguna persona o alguna máquina no funciona como se espera y mete ruido al sistema. Para eliminar el ruido es necesario corregir o substituir el componente del sistema que no funciona bien.
la empresa y no sólo los problemas particulares del almacén como departamento.
d) Sistemas y subsistemas. En realidad, un subsistema es un sistema en sí, sólo que el concepto sistema lo referimos al sistema total y los sistemas que lo componen los llamamos subsistemas. Esta denominación no es nueva ni contradictoria, es una forma de definir. Recordemos lo que significan en matemáticas los conceptos elementales de conjunto y subconjunto. En consecuencia, lo dicho para sistemas es válido para los subsistemas.
e) Sistemas de producción. Desde el punto de vista de producción se pueden clasificar los sistemas en dos grandes clases: en procesos y en órdenes. En el primero, por medio de un proceso común se elaboran todos los productos y en el segundo, cada lote de productos diferentes sigue un proceso especial. (En inglés, el primero se llama "Flow Shop" y el segundo "Job Shop". )
Se mencionó que a las características de un sistema los denominamos parámetros del sistema. Ampliaremos a continuación, lo dicho sobre las relaciones entre los parámetros de sistemas de producción.
La base de las relaciones entre parámetros la constituye la definición de funciones de las partes del sistema; esta definición muestra "lo que debe hacer" cada componente. El "cómo" deben hacerlo se encuentra (si los hay) en los instructivos de los procedimientos y en la mente de quienes los realizan.
La documentación adecuada, sencilla y fácil de mantener al corriente los procedimientos del sistema es importante para la planeación y el control del propio sistema y juega un papel decisivo.
Las restricciones del sistema son los límites del funcionamiento del sistema. Se pueden agrupar en dos clases: los objetivos del sistema y las limitaciones de recursos. El objetivo principal impone las restricciones al sistema para enfocar todo su poder hacia la producción del artículo o servicio deseado, con las especificaciones deseadas; esto causa que otros objetivos sean secundarios y supeditados al principal para cada subsistema, y sean nuevas restricciones para los subsistemas.
La segunda clase de restricciones la constituyen las limitaciones de los recursos del sistema total. Es obvio que todo sistema de producción cuenta con recursos: humanos, de equipo, materiales y financieros limitados. Esto constituye el marco de posibilidades de acción del sistema.
Ahora reunamos todo lo anterior, orientándolo a los sistemas de producción. Ya hablamos sobre las partes del sistema, sus relaciones y restricciones, enfoquemos pues, a los elementos necesarios para mantenerlo funcionando adecuadamente, es decir, bajo control.
Primero, hay que reconocer que un sistema en movimiento está sujeto a perturbaciones de muchos tipos que varían el rendimiento del sistema.
Estas perturbaciones pueden clasificarse en dos grupos: perturbaciones que puede controlar el gerente de producción y las que no puede controlar por imposibilidades físicas o económicas. Nos referimos a las primeras exclusivamente, ya que es obvio que el conocimiento de las segundas queda fuera de control.
Para tomar las decisiones de control convenientes, es necesario contar con la información , ya sea del medio (externa) como del sistema (interna); aunque, sólo una pequeña parte de la externa es importante para control, aquella que está íntimamente ligada con el insumo.
En consecuencia, dividiremos en dos partes la información y su manejo. En primer lugar, la información derivada del análisis del insumo necesario para la función de pronóstico y en segundo lugar, la información obtenida del análisis del producto para la función de realimentación (en inglés "feedback"). Es decir, para fines prácticos se ha simplificado el flujo de información para control, observando únicamente lo que sucede a la entrada y a la salida del sistema. Esto no quiere decir que no se use otra información sino que, resulta conveniente hacerlo en forma continuada.
Así pues, el pronóstico (línea punteada del diagrama 1-1) y la realimentación (línea continua del mismo diagrama) son las dos funciones que dan información adecuada para compararlas con los patrones de comportamiento preestablecidos, las cuales nos permiten tomar las acciones correctivas necesarias. Por ejemplo, si en una empresa la demanda de su producto aumenta en forma apreciable, la función de pronóstico debe proveer la información para detectar este fenómeno oportunamente y para tomar la decisión de aumentar la producción convenientemente. Por otra parte, la realimentación nos da información, tanto de las cantidad que se está produciendo, como de la calidad y del servicio a clientes; con lo cual se pueden tomar las decisiones correctivas necesarias. Aquí surge un concepto de sistemas muy importante: el tiempo de respuesta del dispositivo de control. Es decir, el tiempo comprendido entre el momento en que sucede un fenómeno "fuera de lo normal' y el momento en que se toma la decisión correctiva. Si el tiempo de respuesta es tan grande y las decisiones se toman fuera de tiempo, de nada sirvió el dispositivo de control.
Otro concepto importante en el control de sistemas es el relativo a su costo: Es evidente, que el costo de control del sistema no debe ser igual o mayor que el valor de lo que se controla o sus consecuencias, porque si así fuese, resultaría más económico no tener control. Sin embargo, esto se olvida en muchos casos aduciendo razones inválidas o válidas, pero exageradas. Desgraciadamente no se pueden dar reglas
correctivas. El objetivo principal es la entrega oportuna de los artículos cromados, con un grado de calidad predeterminado y cumpliendo determinado nivel de eficiencia del departamento. En consecuencia, los objetivos de las demás secciones se supeditan al-principal y por lo tanto los dispositivos de control de los subsistemas cuidan de lo mismo: la calidad y el nivel de eficiencia. Se supone, que esta información debe llegar al supervisor. Lo mismo sucede con el almacén; su objetivo es ayudar al sistema total cuidando que los niveles del inventario estén dentro de lo planeado para que no falte material y no baje el nivel de eficiencia.
Lo importante en este diagrama es ver la interrelación de las partes del sistema total, usando el diagrama básico de la figura 1-1 para lograr la sencillez de la descripción del sistema. Si se desea una descripción más detallada, se recomienda describir cada subsistema por separado, siguiendo las ideas antes mencionadas.
Ejemplo No. 3 Cuando una sala para 2,000 personas está atiborrarla al punto que hay cientos en pie durante una sesión vespertina entera, el tema debe interesar de veras al auditorio. Tal fue la situación en el concierto que ofreció la "Orquesta Sinfónica de Balalaika", bajo la dirección de "Dimitri Mitropoulos".
Las entradas del sistema (insumos), ya sean múltiples o compuestas, pueden ser caracterizadas empleando la analogía de esta "famosa" orquesta. La música de cámara puede ser vista como un sistema productor de sonidos. Enfocada y organizada como un sistema se ilustra en la figura 1-4.
En este modelo de ejecución musical se interrelacionan muchos sistemas. Los músicos, tanto solistas como acompañantes, la partitura y sus tiempos cambiantes, el director de la ejecución y la sala que proporciona condiciones específicas del ambiente tales como la distribución de las instalaciones y la acústica. El público asistente incluido en el proceso de audición. Su receptividad y cultura musical, así como la libertad de seleccionar una forma de diversión, entre otras cosas.
Ejemplo No. 4. En la figura 1-5 nuestro lector puede apreciar la estructura de los parámetros que integran un sistema de producción. Es útil pensar en términos de sistemas, lo que hace que se reconozcan las relaciones recíprocas entre las partes, es decir, cada actividad (o subsistema) se relaciona directamente con cada una de las otras actividades.
Con la expansión creciente de la actitud y enfoque de sistemas, los estudios al respecto han sido objeto de renovado escudriñamiento. Los sistemas de producción están por doquier. Desde los temas reservados a la ciencia pura, hasta las empresas industriales y de servicios. No dudamos que nuestro lector podrá resumir ahora, la repercusión de los sistemas productivos a fin de bosquejar la naturaleza del problema que implica el administrarlos.
El sentido de la expresión "El todo es más que la suma de sus partes" reside simplemente en que las características constitutivas no son aplicables a partir de las características de partes aisladas. Sin embargo, si conocemos el total de las partes contenidas en un sistema productivo, en un sistema económico y en un sistema social, además de la relación que hay entre ellos, el comportamiento del sistema es derivable a partir del comportamiento de las partes.
La tecnología actual ha acabado pensando no ya en términos de máquinas sueltas, sino de sistemas productivos. Un receptor de radio, una máquina de vapor o un automóvil, caían dentro de la competencia de los ingenieros especializados en sus respectivas disciplinas. Pero cuando se trata de coches, aviones, maquinaria y equipo, hay que armarlos usando componentes que proceden de tecnologías heterogéneas: química, electrónica, mecánica, etc., aquí empiezan a intervenir relaciones entre hombres y máquinas y salen al paso innumerables problemas productivos, económicos, comerciales, sociales y políticos.
Se hace necesario, pues, un enfoque de sistemas, aplicado al análisis de la función productiva. El análisis debe integrar los conceptos correspondientes a qué, cómo y para quién producir y a su interrelación con las funciones: físicas, económicas y sociales, mismas que le dan un carácter tridimensional a la productividad.
La función productiva está, pues, enmarcada en una filosofía que acepta la premisa de que el único modo de estudiar la organización es estudiarla como sistema y el análisis de sistemas trata de la organización como sistema de variables, mutuamente dependientes. Las decisiones directivas de quien coordina los sistemas de producción, deben apoyarse en el enfoque de sistemas y en condiciones razonables derivadas de ellos.
a) ¿Qué producir? En cierto sentido estas palabras son demasiado amplias para traducirlas en un resultado específico. Establecen la interrogante que no sólo abarca la fabricación de vestidos de papel. La elaboración de un libro, la fabricación de autos, la producción de gasolina, la manufactura de hule sintético, etc., todos constituyen ejemplos de ¿qué producir?
Muchos de los objetos que nos rodean y que forman parte de la vida cotidiana no existían hace veinticinco años. Algunos de ellos son enteramente nuevos y satisfacen las necesidades que nos ha aportado el progreso, tales como la televisión, los antibióticos, los transistores, los plásticos, las fibras sintéticas.. ., etcétera.
Otros responden, en versión moderna, a las necesidades de siempre, pero han sido mejorados en su concepción, aspecto, modo de empleo y resultados. Por ejemplo, la alimentación elaborada y congelada, relojes antichoque, vehículos, aviones, etcétera.
Esta proliferación resulta espectacular y el fenómeno es reciente. Pode- mos decir que es la consecuencia indirecta y el resultado final del proceso que, utilizando los grandes descubrimientos tecnológicos y las aplicaciones industriales que de ellos se derivan, nos han hecho penetrar en una era de producción masiva, la cual nos plantea indefinidamente la interrogante ¿qué producir?
Ahora bien; considerando la situación socioeconómica nacional, ¿qué podemos producir para acelerar nuestro desarrollo?... ¿Cuáles son los bienes que pueden producir los sectores subdesarrollados: marginal y tradicional para incorporarse al sector moderno del país y lograr con esto una economía integrada, que impulse a nuestro país hacia una actividad productiva más adecuada ...?
Estas interrogantes deben resolverse ahora; es más, debieron resolverse ayer. No podemos continuar en actitud puramente pasiva, debemos actuar de manera diferente ... el mercado no es creación de la naturaleza, el mercado es creación de la actividad económica. Los hombres de empresa y las empresas tienen una ingerencia directa en la estructuración y el desarrollo del ¿qué producir?
El administrador de empresa mexicano necesita imbuirse de un espíritu de innovación influyendo en los cambios del mercado y en las transformaciones internas del negocio, de acuerdo con los nuevos requerimientos y peculiaridades del medio económico y social.
b) ¿Cómo producir? ¿Cómo producir? encierra una diversificación enorme de tecnologías integradas para desarrollar un sistema de producción y, a la vez, una planeación a veces compleja y al mismo tiempo concreta, de los programas de producción.
¿Cómo producir? no comprende sólo los factores tecnológicos de la gama del conocimiento analítico y abstracto, sino que también los lineamientos económicos y administrativos.
El objetivo de ¿cómo producir? exige el equipo requerido, material, re-
actividades de la empresa y poner a esos hombres en contacto con los materiales, las máquinas, los equipos, los recursos económicos, los modelos y sistemas, y también con los productos ya elaborados para que la ejecución se realice en sus diferentes formas."[2]
a) ¿Qué es la productividad? La productividad puede definirse de la manera siguiente:
La productividad es la relación entre la producción obtenida y los recursos utilizados para obtenerla.
Esta definición puede aplicarse a una empresa o a una industria.
Aunque la productividad no es más que la relación aritmética entre la cantidad producida y la cuantía de cualquiera de los recursos empleados en la producción, forma sólo parte del medio ambiente total de la función productiva.
En el medio ambiente económico, es de esperarse que las utilidades tengan un valor mayor que los valores de las inversiones. Esto resulta totalmente distinto a los propósitos físicos o de ingeniería en los que, en el óptimo teórico, la cantidad producida puede ser igual a los insumos de entrada. "A causa de las pérdidas debidas al rozamiento y al calor, la salida utilizada en el mundo físico es inferior a la suma de las energías de entrada." Así pues, la eficiencia de un proceso en términos de ingeniería o propósitos físicos es:
"Considerar solamente esta circunstancia produciría la bancarrota del mundo económico. Los sectores de producción están relacionados entre si de muy diversos modos. La eficiencia de un proceso de producción, desde el plinto de vista de un sistema físico, es susceptible de ser medida en los términos anteriormente expuestos
(parte izquierda de la figura 2-1). Al mismo tiempo la administración de la producción está supeditada a criterios económicos (parte derecha de la figura 2-1). En los sistemas económicos, la eficiencia tiene que ser mayor que la unidad para que se puedan obtener beneficios. [4]
Para hacer esto mas objetivo, supongamos que medimos la eficiencia fisica de una empresa que fabrica tornillos;
Esto nos dice que por c/100 kg de varilla de hierro, la empresa obtiene 5 kg de tornillos fabricados, debido a las pérdidas por rechazos defectuosos de piezas en el proceso.
Si medimos la eficiencia económica de la empresa tendremos:
Esto nos indica que por c/peso de inversión la empresa obtiene $ 0.42 pesos de utilidades.
La función productiva debe enfocar ambas actividades: la física y la económica. Es decir, aunque el valor físico de las actividades de fabricación, es el resultado de numerosas fuerzas que actúan recíprocamente, no hay duda de que el desempeño de las actividades en el medio ambiente económico, representa -una influencia de
importancia superior.
b) ¿Cómo funciona? La función productiva puede explicarse analizando el propósito u objetivo de un sistema:
La característica de la función física de producción es la generación de cosas (bienes) y de servicios.
"Una compañía impresora es fabricante; una empresa editora no lo es necesariamente; a menos de que haya optado por conservar la capacidad de imprimir. El impresor genera productos, en tanto que el editor proporciona un servicio. Tal vez sea esencial o deseable complementar la función de fabricación con una amplia actividad de servicio. La supervisión de las instalaciones, la capacitación de operadores, la orientación administrativa, el mantenimiento preventivo y las reparaciones son servicios representativos que, con frecuencia, pueden constituir elementos importantes en un sistema de manufactura total. Son bien conocidos los ejemplos de prominentes fabricantes cuyo éxito y aceptación en el mercado han sido el resultado de un fuerte apoyo de servicio más que de cualquier superioridad objetiva del producto." [5]
e) Función económica: genera utilidades. La función económica de producción plantea al administrador de empresas preguntas tales como:
¿Puede el producto ser fabricado o vendido de manera competitiva?
¿Disminuirá nuestros costos?
¿En cuánto podría estimarse la rentabilidad del producto?
¿A partir de qué momento podrá ser rentable el producto?... etcétera.
Estas preguntas y muchas otras están en función de generar utilidades a la empresa, la cual, tiene que escoger entre las diversas alternativas ofrecidas por el mercado para planificar sus operaciones y controlarlas convenientemente utilidad para que la relación x 100 le reditúe porcentajes inversion aceptables de ganancias.^6
f) Función social: genera cambios. Para darnos cuenta de la importancia que reviste la función social de la productividad, citamos a Faulhaber quien dice:
"En la mayoría de las industrias, la tecnología de la fabricación avanza con tanta rapidez, que los métodos y máquinas de producción son anticuados e incapaces para competir -en ocasiones, ha sucedido en un lapso de sólo 2 o 3 años, y más a menudo, en seis o diez años. Se están generalizando las revisiones a
6 utilidad La relación ------------------ X 100, se refiere financieramente hablando, al rendimiento inversión de la inversión.
fondo, en forma anual, tanto de los canales como de los métodos físicos de distribución. La tecnología de la distribución ejerce una influencia primaria en la configuración del producto y su uso final. Aun los objetivos empresariales se definen de nueva cuenta para dar paso a nuevos apremios del medio y las oportunidades. La presencia universal y extendida del cambio, es por lo general, un parámetro dominante en cualquier actividad manufacturera. Así pues, las perspectivas de las presentes decisiones de los fabricantes son apreciablemente más sensibles a los cambios de situación, de lo que pueden ser las perspectivas de las decisiones que afectan a otras áreas de funcionamiento.[7]
Con esto no queremos decir que la tecnología es la única fuente de cambio en la sociedad. Las conmociones sociales pueden ser provocadas por una transformación química en la atmósfera, por alteraciones del clima, por variaciones en la fertilidad y por muchos otros factores. Sin embargo, la tecnología es, indiscutiblemente, una fuerza importante que promueve, al igual que otras, la función social de la producción.
En consecuencia, los efectos sociales de la producción no consisten solamente en los productos que una empresa lanza al mercado, sino también en las repercusiones sobre el nivel de la superación técnica de la población y de las modificaciones importantes en la estructura social que se deriven de la urbanización.
De no menor importancia es el cambio social que genera la productividad al aumentar la ocupación de mano de obra o al incrementar el número de horas de trabajo.
El administrador de producción está frecuentemente en contacto con problemas que conciernen a su dirección. Describiremos brevemente las políticas que la gerencia de producción debe seguir para lograr una admi nistración eficiente.
a) Políticas a largo plazo relacionadas con el diseño de un sistema de producción. [8]