Download KSNB mua hàng thu tiền and more Summaries Financial Accounting in PDF only on Docsity!
-1- BỘ GIÁO DỤC VÀ^ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC^ ĐÀ NẴNG VÕ THỊ BÍCH PHỤNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ^ PHẦN BẮC ÂU Chuyên ngành: Kế^ toán Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ^ QUẢN TRỊ^ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2012
-2- Công trình ñược hoàn thành tại ĐẠI HỌC^ ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: TS. Đoàn Thị^ Ngọc Trai Phản biện 2: PGS.TS. Phạm Văn Dược Luận văn ñã ñược bảo vệ^ tại Hội^ ñồng chấm Luậ
n
văn tốt nghiệp Thạc sĩ^ Quản tr
ị^ Kinh doanh họp tại^ Đại học
Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 11 n
ăm 2012. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu,^ Đại học^ Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế,^ Đại học^ Đà Nẵng
-3- MỞ^ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của ñề tài Hiện nay, các doanh nghiệp^ ñang phải^ ñối mặt với sự^ cạnh tranh khốc liệt và gay gắt trên thị^ trường.^ Để^ thành công trong lĩnh vực kinh doanh ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả,^ ñội ngũ^ quả
n lý tốt… các doanh nghiệp còn phả
i hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế^ rủi ro, sai sót làm
ảnh hưởng^ ñến quá trình kinh doanh và phát triển doanh nghi
ệp. Công ty Cổ Phần Bắc Âu là một doanh nghiệp cổ^ phần hoạt ñộng trong lĩnh vực thương mại, nhi
ệm vụ^ chủ^ yếu là cung cấp, phân phối thuốc chữa bệnh cho các bệ nh viện và các hiệu thuốc trên^ ñị a bàn thành phố^ và các^ ñại lý tại khu v
ực miền Trung.Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty diễn ra thường xuyên và liên tục, hoạt^ ñộng phân ph
ối hàng hóa ngày càng mở^ rộng, giá cả^ lại biến^ ñộng theo khu vực và
ñối tượng, mặt hàng ngày càng ña dạng, doanh thu bán hàng tại^ ñơ
n vị^ ngày một gia tăng.Tại Công ty ñã thiết lập các thủ^ tục kiểm soát nội bộ^ ñối với chu trình bán hàng và thu tiền. Tuy nhiên, vi
ệc kiểm soát còn nhiều bất cập và hạn chế. Xuất phát từ thực tế^ ñó, tôi^ ñã chọn^ ñề^ “Kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu ti
ền tại Công ty Cổ^ Phần Bắc Âu”^ ñể^ làm^ ñề^ tài nghiên cứu cho lu
ận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu của^ ñề^ tài^ Hệ^ thống hóa lý luận về^ ki
ểm soát nội bộ^ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Că
n cứ^ vào thực trạng công tác kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu ti
ền tại^ ñơn vị^ Để^ ñề^ xuất giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát n
ội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ^ Phần Bắc Âu. 3.^ Đối tượng và phạm vi nghiên c
ứu
-4- - Đối tượng nghiên cứu : Công tác kiểm soát nội bộ^ chu trìnhbán hàng và thu tiền tại Công ty CP Bắc Âu. - Phạm vi nghiên cứu : Công tác KSNB chu trình bán hàngvà thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm tại Văn phòngchính và các ñơn vị trực thuộc của Công ty Cổ^ Phần Bắc Âu. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn vận dụng phương pháp như^ phân tích, quan sát, thuthập, xử lý trực tiếp, so sánh ñối chiếu, phỏng vấn, tiếp cận hồ^ sơ^ ñể làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thutiền tại Công ty. 5. Bố cục ñề tài Ngoài phần mở ñầu, kết luận, phụ^ lục, tài liệu tham khảo, nộ
i dung chính của luận văn gồm có 3 ch
ương:- Chương 1: Cơ sở lý luận về^ kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệ
p - Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ^ Phần Bắ
c Âu- Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty C
ổ^ Phần Bắc Âu. CHƯƠNG 1 CƠ^ SỞ^ LÝ LUẬN VỀ^ KIỂM SOÁT N
ỘI BỘ^ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHI
ỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ^ KIỂM SOÁT N
ỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ^ Theo liên^ ñoàn kế^ toán quốc t
ế^ (IFAC) thì: KSNB là một hệ thống chính sách và tuân thủ^ nhằm 4 m
ục tiêu: bảo vệ^ tài sản của^ ñơn
-7- Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là một bộ^ phận quan trọng của HT KSNB.Thực hiện tốt các chế ñộ kế toán^ (chế^ ñộ^ chứng từ^ kế^ toán, sổ^ sáchkế toán, hạch toán kế toán và báo cáo tài chính )^ ñồng thời là ho
ạt ñộng kiểm soát của kế^ toán.^ ^ Kiểm soát nội bộ^ Loại cuối cùng của quá trình ki
ểm soát là việc xem xét lại cẩn thận liên tục^ ñối với bốn thành ph
ần^ ñã nêu trên của KSNB. 1.1.4. Hạn chế của kiểm soát nội bộ KSBN khó ngăn cản ñược gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao.Hoạt^ ñộng kiểm soát chỉ^ t ập trung vào các sai phạm dự^ kiến, do^ ñó khi xảy ra các sai phạm bấ
t thường thì thủ^ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu thậm chí vô hiệu. Chi phí thực hiện hoạt^ ñộ
ng kiểm soát phải nhỏ^ hơn giá tr ị thiệt hại^ ước tính do sai sót hay gian l
ận gây ra.Những thay ñổi của tổ chức, thay^ ñổi quan^ ñiểm quản lý và ñiều kiện hoạt^ ñộng có thể^ dẫn^ ñế
n những thủ^ tục kiểm soát không còn phù hợp. 1.2.^ KIỂM SOÁT NỘI BỘ^ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THUTIỀN TRONG DOANH NGHIỆ
P 1.2.1. Đặc ñiểm cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng^ a. Nội dung của chu trình bán hàng và thu ti
ền bán hàng
- Tìm kiếm thị^ trường và khách hàng- Quảng cáo và khuyến mãi- Nhận^ ñơn hàng từ^ khách hàng
-8- - Ký kết hợp ñồng với khách hàng.- Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng- Nhận tiền thanh toán từ khách hàng b. Đặc ñiểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng Chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển giaoquyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao^ ñổi hàng - tiền. Chutrình này thường bao gồm các bước: Nhận và xử^ lý^ ñơn^ ñặt hàng củ
a khách hàng, lập lệnh bán hàng, xét duy
ệt bán chịu, gửi hàng, lập hóa ñơn, cuối cùng là theo dõi nợ^ phải thu và thu ti
ền c. Rủi ro có thể^ xảy ra trong chu trình bán hàng và thu ti
ền Chấp nhận^ ñơn hàng nhưng không
ñược phê duyệt hoặc không có khả^ năng cung^ ứng Người không có thẩm quy
ền lại ký xét duyệt giảm giá chiết khấu. Bán hàng nhưng không thu
ñược tiền, giao hàng nhầm số lượng quy cách, chủng loại hay bị^
thất thoát trong quá trình giao.Bán hàng không lập hóa ñơn hoặc lập hóa^ ñơn sai và ghi sai niên^ ñộ^ về^ doanh thu và phải thu khách hàngTiền bán hàng bị^ lạm dụng hay không ghi nh
ận. Các nghiệp vụ^ bán hàng không^ ñượ
c ghi chép^ ñầy^ ñủ^ dẫn^ ñến phản ánh thiếu doanh thu và các kho
ản phải thu khách hàng. 1.2.2. Nội dung kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền^ a.^ Mục tiêu kiểm soát n
ội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng^ ^ Mục tiêu KSNB^ ñối vớ
i nghiệp vụ^ bán hàng - Các ñơn ñặt hàng ñược xử^ lý kịp thời, - Các nghiệp vụ bán chịu ñược xét duyệt
-9- - Các nghiệp vụ tiêu thụ ñều^ ñược phê chuẩn - Các nghiệp vụ tiêu thụ ñều^ ñược ghi sổ^ ñầy^ ñủ. - Doanh thu và nợ phải thu khách hàng^ ñược tính^ ñúng và ghisổ chính xác.- Doanh thu ñược ghi nhận^ ñúng lúc và kịp thời - Các nghiệp vụ ñược phân loại^ ñúng^ ñắn. - Các nghiệp vụ tiêu thụ ñược ghi chép và cộng dồn^ ñúng^ ñắn. Mục tiêu KSNB ñối với nghiệp vụ^ thu tiền - Các khoản tiền ñã ghi sổ^ là^ ñã thực tế^ nhận^ ñược. - Chắc chắn các khoản tiền mặt thu^ ñược^ ñã^ ñược ghi^ ñầy^ ñủ vào sổ quỹ, sổ nhật ký thu tiền. - Khoản tiền chiết khấu ñã^ ñược xét duyệt^ ñúng^ ñắn, phiế
u thu^ ñược^ ñối chiếu và ký duyệt. - Các khoản tiền thu^ ñã^ ñượ
c ghi sổ^ và^ ñã nộp^ ñều^ ñúng với giá bán hàng.- Các khoản tiền^ ñều^ ñược phân lo
ại^ ñúng^ ñắn.
- Các khoản thu tiền ghi^ ñúng thời h
ạn.
- Các khoản thu tiền ghi^ ñúng vào s
ổ^ quỹ, sổ^ cái và tổng hợp ñúng.^ b.^ Quy trình kiểm soát n
ội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng^ Thứ^ nhất: Tiếp nhận và xử
lý^ ñơn^ ñặt hàngThứ hai: Lập lệnh bán hàng Thứ ba: Xét duyệt bán chịu Thứ tư: Gửi hàng cho khách hàngThứ năm: Lập hóa ñơn Thứ sáu: Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toánThứ bảy: Lập dự phòng và xóa sổ^ nợ^ phải thu khó^ ñòi
-10- CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ^ PHẦN BẮC ÂU2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ^ CÔNG TY CỔ^ PHẦN BẮ
C
ÂU2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri
ển Công ty 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ^ củ
a Công ty Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các sản phẩm về thuốc phục vụ^ cho nhu cầu^ ñiều trị
cho nhân 2.1.3. Đặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh của Công ty a. Đặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanhb. Đặc ñiểm mạng lưới kinh doanh Ngoài văn phòng, Công ty có 7^ ñơn vị^ trực thuộc trên^ ñịa bàn Đà Nẵng và Quảng Nam, Quảng Ngãi,^ 2.1.4. Cơ^ cấu tổ^ chức quản lý kinh doanh t
ại Công ty 2.2. CÁC YẾU TỐ^ ẢNH HƯỞ
NG^ ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ^ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI
ỀN TẠI
CÔNG TY CỔ^ PHẨN BẮC ÂU2.2.1. Môi trường kiểm soát^ a. Triết lý quản trị, phong cách
ñiều hành của Công ty Tại Công ty bộ phận cấp cao: HĐQT, Giám^ ñốc Công ty^ ñều coi công tác KSNB là rất quan tr ọng và phổ^ biến^ ñến toàn bộ^ nhân viên các quy^ ñịnh, quy tắc và yêu c
ầu nhân viên phải tuân thủ^ các quy tắc^ ñã^ ñược thiết lập.^ b. Cơ^ cấu tổ^ chức^ Công ty thiết lập cơ^ cấu tổ
chức theo mối quan hệ^ trực tuyến
- chức năng có sự^ kiểm soát từ^ trên xu
ống,^ ñồng thời các bộ^ phận
-13- Hiện tại công tác thẩm ñịnh khách hàng cũng chỉ^ mang tínhhình thức, không ñánh giá ñược chính xác năng lực khách hàng. b. Thủ tục kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiề
n ^ Kiểm soát hoạt^ ñộng bán hàngTại văn phòng Công ty Tại Công ty thực hiện hai hình th ức bán hàng: bán hàng thu tiền trước và bán hàng theo hình th
ức gối^ ñầu. Kiểm soát việc nhận và xử^ lý^ ñơn hàng của khách hàng Khi ñơn ñặt hàng gửi ñến qua mail, fax phòng kinh doanh nhận và lưu. Sau^ ñó kiểm tra hàng trong kho
ñể^ yêu cầu xuất hàng. Trưởng phòng kinh doanh ký yêu c
ầu xuất hàng và chuyển phòng kế toán xác nhận công nợ^ của khách hàng
ñến thời^ ñiểm mua hàng^ ñể trình Giám^ ñốc duyệt yêu cầu xuất hàng.^ Kiểm soát việc giao hàng^ Yêu cầu xuất hàng^ ñã^ ñượ
c chấp nhận, phòng kế^ toán lập phiếu xuất kho giao cho thủ^ kho^ ñể
xuất hàng và nhân viên bán hàng phòng kinh doanh lập phiếu giao hàng.^ Kiểm soát lập hóa^ ñơn bán hàng^ Khi^ ñã hoàn tất việc lập phi
ếu xuất kho, xuất kho hàng hóa. Nhân viên viết hóa^ ñơn thuộc phòng kinh doanh l
ập hóa^ ñơn GTGT ñi kèm^ ñể^ giao hàng cho khách hàng.Hóa^ ñơn GTGT^ ñược lập thành 3 liên
ñược ghi^ ñầy^ ñủ^ thông tin trên mẫu hóa^ ñơn và có chữ^ ký^ ñầ
y^ ñủ^ của người lập hóa^ ñơn, thủ trưởng^ ñơn vị^ và người mua (trườ ng hợp bán hàng qua^ ñiện thoại thì không có chữ^ ký của người mua hàng).^ Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu^ Hóa^ ñơn GTGT^ ñược lập và l
ưu trên phần mềm Weekend sẽ ñược phần mềm tự^ ñộng xử^ lý và ghi vào s
ổ^ chi tiết và sổ^ tổng hợp
-14- các tài khoản liên quan: TK 511, 3331, 111, 112, 131, 156, 632 vàcác báo cáo. Định kỳ vào cuối quý, cuối năm kế^ toán bán hàng in cácsổ kế toán liên quan ñể lưu trữ theo quy^ ñịnh và in bảng^ ñối chi
ếu công nợ^ phải thu khách hàng và gử
i xác nhận nợ^ bằng văn bản^ ở^ thời ñiểm cuối quý, cuối năm.^ Kiểm soát doanh thu bị^ tr
ả^ lại và chiết khấu, giảm giá hàng bán^ Đối với hàng bán không^ ñủ
tiêu chuẩn chất lượng, hoặc bán không^ ñược khách hàng có yêu c
ầu trả^ lại Công ty tiến hành nhận, kiểm tra và ghi giảm doanh thu.^ Tại Công ty, chiết khấu th
ương mại thường^ ñã^ ñược thỏa thuận từ^ ban^ ñầu theo hợp^ ñồng, vi
ệc giảm giá ít xảy ra^ ñể^ ñảm bảo giá trị^ cho hàng hóa và tạo lòng tin s
ử^ dụng nơi khách hàng. Tại các ñơn vị trực thuộc Kiểm soát việc nhận và xử^ lý^ ñơn hàng của khách hàng : Các^ ñơn vị^ trực thuộc thực hiện nhi
ệm vụ^ bán lẻ^ hàng hóa theo kế hoạch do Công ty giao. Trưởng^ ñơ
n vị^ trực thuộc là người trực tiếp nhận và xử^ lý ngay^ ĐĐH của khách hàng sau khi nhân viên báo cáohàng có trong kho.^ Kiểm soát giao hàng cho khách hàng
:^ ĐĐH của khách hàng ñã^ ñược duyệt, nhân viên bán hàng liên h
ệ^ với bộ^ phận kho^ ñể^ tiến hành xuất hàng theo^ ĐĐH^ ñể^ giao^
ñể^ giao cho khách hàng. Kiểm soát lập hóa ñơn bán hàng :^ Sau khi hoàn tất các thủ tục giao nhận hàng. Nếu khách hàng có nhu c
ầu nhận hóa^ ñơn GTGT thì phụ^ trách kế^ toán tại^ ñơn vị^ tr
ực thuộc xuất hóa^ ñơn cho khách hàng. Nếu khách hàng không có nhu c
ầu nhận hóa^ ñơn thì kế^ toán các^ ñơn vị^ trực thuộc ghi phiếu tính ti
ền giao cho khách hàng thay vì xuất hóa^ ñơn GTGT. Cuối mỗi ngày k
ế^ toán các^ ñơn vị^ trực thuộc lập
-15- bảng kê bán lẻ trong ngày và lập hóa^ ñơn GTGT^ ñối với lượng hàngnày. Kiểm soát doanh thu bán hàng :^ Doanh thu bán hàng tại các ñơn vị trực thuộc là rất quan trọng vì doanh số^ bán hàng chiếm 45%doanh thu của Công ty. Kiểm soát nợ phải thu khách hàng Tại Công ty, Các khoản nợ^ ñược phân chia kiểm tra theonguyên tắc: Nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ^ khó^ ñòi. Nợ trong hạn: Nợ trong thời gian thỏa thuận của Hợp^ ñồ
ng kinh tế^ Nợ^ quá hạn: Nợ^ ñã quá th
ời gian thanh toán nhưng dưới 60 ngày so với thỏa thuận trong hợp^ ñồ
ng.Nợ khó ñòi: Các khoản nợ quá 06 tháng so với thỏa thuận thanh toán và^ ñã có nhiều lần gửi th
ư^ nhắc nợ^ nhưng vẫn không có kết quả^ về^ số^ nợ^ trên hoặc bên mua hàng có nh
ững biểu hiện xấu về thanh toán (phá sản. thiên tai, hỏa ho
ạn..) Định kỳ, hằng quý kế toán Công nợ^ lập biên bản^ ñối chiếu Công nợ^ với khách hàng trình kế^
toán trưởng và Giám^ ñốc ký duyệ
t sau^ ñó^ ñược gửi tới tất cả^ khách hàng còn n
ợ. Kế^ toán tại các^ ñơn vị trực thuộc cũng lập biên bản^ ñối chi
ếu công nợ^ với khách hàng và^ ñề nghị^ khách hàng ký xác nhận sau
ñó chuyển^ về^ Công ty. Chữ^ ký trong biên bản^ ñối chiếu Công nợ tại các^ ñơn vị^ trực thuộc là do th ủ trưởng và kế^ toán các^ ñơn vị^ trực thu
ộc xác nhận. Chữ^ ký của khách hàng phải là chữ^ ký và con dấu củ
a người mua trong hợp^ ñồng kinh tế^ ñã ký kết.^ ^ Kiểm soát nghiệp vụ^ thu ti
ền Nghiệp vụ thu tiền mặt
-16- Tại văn phòng Công ty : Tại Công ty vấn^ ñề^ kiểm soát ti
ền mặt^ ñược quản lý rất chặt chẽ. Tất c
ả^ các khoản tiền mặt^ ñược thu từ khách hàng^ ñều^ ñược phòng tài chính k
ế^ toán thu, phiếu thu^ ñược lập thành 2 liên và^ ñược lập trực tiếp t
ừ^ phần mềm Weekend accounting, ghi nhận vào sổ^ kế^ toán TK 111, TK 131.^ Tại các^ ñơn vị^ trực thuộc
: Việc ghi nhận tiền mặt^ ñược thực hiện như^ tại văn phòng Công ty. Các
ñơn vị^ trực thuộc^ ña phần bán hàng thu tiền mặt là chủ^ yếu. Công ty quy^ ñịnh vào thứ^ 6 h
ằng tuần, các^ ñơn vị^ trực thuộc chuyển tiền bán hàng^ ñược vào tài kho
ản của Công ty. Mà có chưa có quy^ ñịnh cụ^ thể^ về^ việc kiểm soát vi
ệc bán hàng cũng như^ vấn^ ñề^ thu tiền.^ Nghiệp vụ^ thu tiền qua ngân hàng^ Các nghiệp vụ^ thu tiền qua tài kho
ản do Công ty mở^ ngân hàng.^ Đơn vị^ trực thuộc không^ ñượ
c phép mở.^ Đơn vị^ trực thuộc khi thu tiền bán hàng của khách hàng c
ũng bằng tài khoản của Công ty mở^ tại ngân hàng.^ Căn cứ^ vào giấy báo có c ủa ngân hàng thông báo về^ việc s ố tiền thanh toán của khách hàng. Kế
toán ngân hàng cập nhật vào phần mềm. Sau khi số^ liệu^ ñược cập nh
ật xong, máy tính sẽ^ xử^ lý và vào sổ^ chi tiết TK 112. 131. và báo cáo khác theo yêu c
ầu Cuối tháng, kế^ toán ngân hàng^ ñố
i chiếu số^ liệu trên sổ^ phụ của ngân hàng với sổ^ kế^ toán chi ti
ết TK 112. Nếu sai sót tiến hành ñiều chỉnh,^ Đồng thời kế^ toán ngân hàng
ñối chiếu với kế^ toán các ñơn vị^ trực thuộc về^ số^ tiền khách hàng chuy
ển trả^ ñể^ ghi giảm nợ khách hàng.^ 2.3.3.^ Đánh giá thực trạng ki
ểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ^ Ph
ần Bắc Âu
-19- Công tác thẩm ñịnh khách hàng còn mang tính hình th
ức chưa chú trọng Hóa^ ñơn bán hàng^ ñược lậ
p ngay khi giao hàng trong khi^ ñó khách hàng vẫn chưa nhận^ ñược hàngCông nghệ^ thông tin^ ñã^ ứ
ng dụng nhưng phần mềm chỉ^ sử dụng cho bộ^ phận kế^ toán mà các b
ộ^ phận khác không dùng, chỉ^ dùng Excel^ ñể^ làm việc. Phần mềm kế^ toán không^ ñượ
c kết nối trực tuyến với các^ ñơn vị^ trực thuộc do^ ñó chưa^ ñáp^ ứng^ ñượ
c công tác kiểm soát giữa Công ty với các^ ñơn vị^ trực thuộc.
-20- CHƯƠNG 3MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁTNỘI BỘ CHU TRÌNH TẠI BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ^ PHẦN BẮC ÂU3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘ
I
BỘ^ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI
ỀN TẠI
CÔNG TY CỔ^ PHẦN BẮC ÂU^ Để^ ñứng vững trên thị^ trườ
ng Công ty cần tiếp tục củng cố^ xây dựng hệ^ thống KSNB vững mạnh, mang l
ại hiệu quả^ kinh tế^ cao nhằm - Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh- Bảo vệ tài sản ñược duy trì phát triển^ ổn^ ñịnh - Đảm bảo tính chính xác của thông tin kế^ toán và báo cáo tài chính-^ Đảm bảo^ ñược sự^ tuân th
ủ^ trong quy trình quản lý tại^ ñơn vị - Đảm bảo hiệu quả kinh doanh- Bảo vệ quyền lợi của nhà^ ñầu tư - Đảm bảo quy ñịnh của pháp luật trong kinh doanh 3.2. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KI
ỂM SOÁT NỘI BỘ^ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI
ỀN TẠI CÔNG TY CỔ^ PHẦN
BẮC ÂU3.2.1. Hoàn thiện môi trường ki
ểm soát a. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty Tách chức năng Giám ñốc với Chủ^ tịch hội^ ñồng quản trị Thành lập bộ phận KSNB ñộc lập hoặc thành lập ban kiểm soát trong^ ñó có Giám^ ñốc, kế^ toán tr
ưởng^ ñể^ hằng tháng ban này trực tiếp^ ñi các cửa hàng và các chi nhánh
ñể^ kiểm tra tình hình hoạt ñộng cũng việc thực hiện quy trình bán hàng và thu ti
ền nhằm giảm thiểu rủi ro tại các^ ñơn vị^ trực thuộ
c.
-21- Nên có sự luân chuyển về^ người quản lý cũng như^ nhân viên ñể ñảm bảo cho việc kiểm soát ñược chặt chẽ Tại cửa hàng, thủ quỹ ñôi khi kiêm nhiệm vụ^ bán hàng vì v
ậy cần tách biệt chứ^ năng này^ ñể^ hạn ch
ế^ gian lận b. Hoàn thiện chính sách nhân sự^ tại Công ty Tuyển dụng và xây dựng ñội ngũ^ cán bộ^ có trình^ ñộ, năng lực và bố^ trí^ ñúng chuyên môn, ngành ngh
ề^ ñược^ ñào tạo là nhân tố quyết^ ñịnh nâng cao chất lượng cán b
ộ,^ ñặc biệt là cán bộ^ trực tiếp bán hàng và thu tiền.^ Để^ hệ^ thống KSNB c
ủa Công ty hoạt^ ñộng có hiệu quả^ cần phải có^ ñội ngũ^ nhân s
ự^ nhạy bén, có năng lực, trong^ ñó cần chú trọng^ ñến công tác^ ñào t
ạo và tuyển dụng phát triển^ ñúng hướng, chọn lọc cán bộ^ trực tiếp bán hàng và thu ti
ền. Cần^ ñổi mới chính sách, chế^ ñộ
trả^ lương cho người lao ñộng, cần xây dựng chính sách cụ
thể^ về^ khen thưởng kịp thời cho cán bộ^ làm việc có hiệu quả, tham m
ưu^ ñề^ xuất sáng kiến và cải tiến trong việc quản lý và kiểm soát có hi
ệu quả.^ Đồng thời cần xây dựng quy chế^ xử^ phạt khi nhân viên vi ph
ạm quy^ ñịnh.Tăng cường bố trí nhân sự cho các^ ñơn vị^ trực thuộc^ ñể^ ñảm bảo sự^ ñộc lập giữa bán hàng, thu ti
ền và ghi sổ^ kế^ toán và không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.^ c. Hoàn thiện công tác lậ
p kế^ hoạch tại Công ty Các kế hoạch thường không^ ñề^ cập^ ñến dòng tiền thu về^ và chi ra trong quá trình thực hiện kế
hoạch. Khi lập kế^ hoạch Công ty nên quy^ ñịnh về^ việc dự^ tính dòng ti
ền lưu chuyển thu về^ và chi ra^ ñể chủ^ ñộng^ ñược nguồn vốn và công tác l
ập kế^ hoạch phải dựa trên thực tế^ ñánh giá kết hợp với tài chính hi
ện có và có thể^ có trong quá trình thực hiện kế^ hoạch Công ty nên^ ñánh giá công tác l
ập và thực hiện kế^ hoạch
-22- hằng tháng, hằng quý ñể từ ñó tìm ra nguyên nhân, giải pháp xử lý phù hợp^ ñối với những kế^ hoạch không th
ực hiện^ ñược và xem xét lại công tác lập kế^ hoạch^ ñể^ ñiều chỉnh cho l
ần tiếp theo nhằm^ ñạt^ ñược mục tiêu^ ñề^ ra.^ 3.2.2. Hoàn thiện hệ^ thống thông tin k
ế^ toán phục vụ^ cho kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu ti
ền a. Hoàn thiện hệ^ thống tài khoản Hiện tại, các cửa hàng^ ñược mở^
tài khoản như^ một khách hàng 131 “Phải thu khách hàng”. Vì v
ậy Công ty nên mở^ tài khoản 157 “hàng gửi bán” và chi tiết cấp 2 cho hàng bán t
ại các chi nhánh cửa hàng^ ñể^ thuận tiện cho việc qu
ản lý cũng như^ theo dõi b. Hoàn thiện hệ thống chứng từ Để hạn chế ñến mức tối ña những rủi ro^ ảnh hưởng^ ñến chu trình bán hàng và thu tiền, Công ty nên xây d
ựng biểu mẫu^ ñơn^ ñặt hàng thống nhất cho tất cả^ khách hàng.^ c. Hoàn thiện hệ^ thống báo cáo^ Ngoài hệ^ thống biểu mẫu theo quy
ñịnh, Công ty cần thiết lập thêm các biểu mẫu: Mẫu phiếu th ẩm^ ñịnh khách hàng. Báo cáo tổng hợp^ ĐĐH, Báo cáo tuần doanh thu c
ủa các chi nhánh. 3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ^ Ph
ần Bắc Âu a. Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ Đối với quá trình tiếp nhận và xử^ lý^ ñơn hàng Cần ñánh số thứ tự ở các ñơn hàng và vào sổ^ theo dõi^ ñể tránh tình trạng^ ñơn^ ñặt hàng bị
thất lạc, không^ ñược xét duyệt, không^ ñược kiểm soát. Công ty nên quy
ñịnh rõ ràng việc tiếp nhận, xử^ lý và trả^ lời khách hàng thông qua m
ột “cửa” Hợp ñồng là căn cứ pháp lý quan trọng, nhưng^ ñối với khách
-25- thuộc mà không có biện pháp nào kiểm soát giá bán. Công ty khôngquy ñịnh các ñơn vị trực thuộc phải báo cáo giá bán về^ Công ty nênkhông có căn cứ ñể kiểm soát do^ ñó Công ty nên quy^ ñịnh giá báncho từng khu vực ñể phù hợp với thị^ trường và có quyền can thi
ệp vào giá bán của^ ñơn vị^ trực thuộc khi giá bán này quá cao ho
ặc quá thấp so với giá bình quân công ty^ ñư
a ra tại thời^ ñiểm. Kiểm soát căn cứ xây dựng giá bán:^ Sản phẩm hàng hóa của Công ty là mua^ ñi bán lại nên Công ty không th
ể^ quyết^ ñịnh giá bán cho các^ ñơn vị^ trực thuộc, việc quy
ết^ ñịnh giá bán còn tùy thuộc vào chính sách giá bán của nhà cung cấ
p tại từng thời^ ñiểm. Kiểm soát giá bán hàng hóa:^ Sau khi giá bán^ ñã^ ñược Giám ñốc duyệt, phòng kinh doanh photo chuy
ển cho phòng kế^ toán một bản và thông báo giá bán áp dụng toàn Công ty c
ũng như^ giá bán cho các^ ñơn vị^ trực thuộc. Sau^ ñó nhân viên k
ế^ toán bán hàng phòng kế toán sẽ^ cập nhật tất cả^ giá bán của các m
ặt hàng vào phần mềm quản lý. Và chỉ^ ñược^ ñiều chỉnh giá bán khi có s
ự^ thay^ ñổi bản giá^ ñã^ ñược lãnh^ ñạo ký duyệt. Ngoài ra, Công ty nên quy
ñịnh có những báo cáo^ ñột xuất về việc bán hàng cũng như^ quy^ ñịnh hình th
ức phạt^ ñối với các trưởng ñơn vị^ trực thuộc bán không^ ñúng giá quy
ñịnh. c. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ^ phải thu khách hàng Hoàn thiện công tác thẩm ñịnh khách hàng Thành lập tổ thẩm ñịnh gồm những người có liên quan trong phòng kinh doanh và phòng kế^ toán trong
ñó có kế^ toán trưởng và trưởng phòng kinh doanh.^ Hoàn thiện báo cáo kiểm soát n
ợ^ phải thu khách hàng Công ty ñã có quy ñịnh về việc kiểm soát nợ^ nhưng hiện nay báo cáo công nợ^ vẫn không còn phù h
ợp. Công ty nên hạn chế^ nợ^ phải
-26- thu khách hàng kéo dài ñể tránh rủi ro và xây dựng lại mẫu báo báo côngnợ phù hợp nhằm cung cấp ñầy ñủ^ thông tin về^ khách hàng, giúp Côngty kiểm soát tốt hơn nữa nợ phải thu. Hạn chế^ nợ^ quá hạn kéo dài. KẾT LUẬN Để doanh nghiệp luôn ñứng vững trên thị^ trường thì bằng m
ọi cách doanh nghiệp phải xây dựng chi
ến lược kinh doanh hợp lý, nắm chặt thị^ trường,^ ñồng thời cần phải xây d
ựng bộ^ máy trong sạch vững mạnh mà trong^ ñó có hệ^ thống ki
ểm soát nội bộ^ hữu hiệu^ ñể^ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát là c
ơ^ sở^ ñưa ra các quyết^ ñịnh kinh doanh có hiệu quả^ giúp doanh nghi
ệp^ ổn^ ñịnh và phát triển. Nhận thức ñược tầm quan trọng^ ñó, Luận văn tác giả^ ñi sâu nghiên cứu, khai thác^ ñể^ kết hợp gi
ữa lý luận và thực tiễn từ^ ñó có những giải pháp^ ñồng bộ^ hơn nữ
a giúp công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu ti
ền của^ ñơn vị^ kinh doanh ngành dược nói chung và Công ty Cổ^ Ph
ần Bắc Âu nói riêng ngày càng ñược hoàn thiện hơn nữa^ ñể^ quản lý t
ốt quá trình bán hàng và thu tiền Trong khuôn khổ^ luận văn trình bày các v
ấn^ ñề^ cơ^ bản sau : Thứ^ nhất: Luận văn trình bày cơ^ s
ở^ lý luận cơ^ bản về^ kiểm soát nội bộ^ và làm rõ lý luận kiểm soát n
ội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Thứ^ hai: Luận văn^ ñi sâu nghiên c
ứu thực trạng về^ kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu tiền trong l
ĩnh vực dược tại Công ty CP Bắc Âu và^ ñánh giá những^ ưu, nh
ược cần khắc phục^ ñối với kiểm soát nội bộ^ chu trình bán hàng và thu ti
ền tại^ ñơn vị Thứ^ ba: Qua lý luận và thực tiễn,^
ñề^ xuất một số^ giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội b
ộ^ chu trình bán hàng và thu tiền về hoàn thiện thủ^ tục kiểm soát chu trình bán thu hàng và thu ti
ền tại^ ñơn vị và có thể^ áp dụng cho các^ ñơn vị^ có cùng kinh doanh m
ặt hàng này.
