BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NÂNG CAO, Lecture notes of Project Management

Download BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NÂNG CAO and more Lecture notes Project Management in PDF only on Docsity!

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NÂNG CAO

Hà Nội - Năm 202 4

- i -

MỤC LỤC

• 1.1 Thời đại thông tin Trang
• 1.2 Các loại thông tin trong doanh nghiệp
  • 1.2.1 Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin
  • 1.2.2 Đặc tính của thông tin
  • 1.2.3 Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
  • 1.2.4 Các nguồn thông tin của doanh nghiệp.....................................................
• 1.3 Hệ thống thông tin quản lý.............................................................................
  • 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin
  • 1.3.2 Hệ thống thông tin quản lý
• 1.4 Phân loại hệ thống thông tin quản lý
  • 1.4.1 Phân loại theo cấp ứng dụng...................................................................
  • 1.4.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
  • 1.4.3 Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ
• 1.5 Vai trò và tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
• 1.6 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin
• 1.7 Câu hỏi ôn tập và thảo luận..........................................................................
• 2.1 Một số khái niệm cơ bản
  • 2.1.1 Thông tin, quyết định và quản lý
  • 2.1.2 Các dạng quyết định
  • 2.1.3 Phân loại quyết định theo mức độ cấu trúc
  • 2.1.4 Cấu trúc của quyết định và đặc điểm của thông tin
• 2.2 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
  • 2.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
  • 2.2.2 Các đặc trưng của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
  • 2.2.3 Các thành phần của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
  • 2.2.4 Các nguồn tài nguyên của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định........
  • 2.2.5 Phân loại hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
  • 2.2.6 Các hệ thống con trong hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
• 2.3 Một số ví dụ về hệ thống ra quyết định
• 2.4 Các dạng mô hình trong hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
  • 2.4.1 Mô hình toán học
  • 2.4.2 Mô hình thống kê
  • 2.4.3 Mô hình quản lý
• 2.5 Câu hỏi và bài tập.........................................................................................
• 3.1 Khái quát về hệ thống thông tin tài chính - ii -
  • 3.1.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin tài chính
  • 3.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của hệ thống thông tin tài chính
  • 3.1.3 Các phân hệ của hệ thống thông tin tài chính
• 3.2 Phân loại hệ thống thông tin tài chính theo mức quản lý.............................
  • 3.2.1 Phân loại thông tin tài chính tác nghiệp
  • 3.2.2 Phân hệ thông tin tài chính chiến thuật...................................................
  • 3.2.3 Phân hệ thông tin tài chính chiến lược....................................................
• 3.3 Phần mềm quản lý tài chính
  • 3.3.1 Phần mềm ứng dụng chung quản lý tài chính
  • 3.3.2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý tài chính.................................
• 3.4 Câu hỏi và thảo luận.....................................................................................
• 4.1 Khái quát về hệ thống thông tin marketing..................................................
• 4.2 Phân loại hệ thống thông tin marketing theo mức quản lý
  • 4.2.1 Phân loại thông tin marketing tác nghiệp
  • 4.2.2 Phân loại thông tin marketing chiến thuật
  • 4.2.3 Phân loại thông tin marketing chiến lược
  • 4.2.4 Phân loại thông tin marketing chiến thuật và chiến lược
• 4.3 Phần mềm quản lý marketing.......................................................................
  • 4.3.1 Phần mềm ứng dụng chung quản lý marketing
  • 4.3.2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý marketing
  • 4.3.3 Cơ sở dữ liệu marketing trực tuyến
• 4.4 Câu hỏi và thảo luận.....................................................................................
• 5.1 Khái quát về hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh
• 5.2 Phân loại hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh theo mức quản lý
  • 5.2.1 Phân hệ thông tin sản xuất tác nghiệp
  • 5.2.2 Phân hệ thông tin sản xuất chiến thuật
  • 5.2.3 Phân hệ thông tin kinh doanh chiến lược
• 5.3 Phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh.......................................................
  • 5.3.1 Phần mềm ứng dụng chung quản lý sản xuất kinh doanh
  • 5.3.2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý sản xuất kinh doanh
• 5.4 Câu hỏi và bài tập.......................................................................................
• 6.1 Khái quát về hệ thống thông tin nguồn nhân lực
• 6.2 Phân loại hệ thống thông tin nguồn nhân lực theo mức quản lý................
  • 6.2.1 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực tác nghiệp
  • 6.2.2 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực chiến thuật
  • 6.2.3 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực chiến lược
• 6.3 Phần mềm quản trị nguồn nhân lực
  • 6.3.1 Phần mềm ứng dụng chung quản trị nguồn nhân lực
  • 6.3.2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản quản trị nguồn nhân lực..........
• 6.4 Câu hỏi và bài tập.......................................................................................
• 7.1 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng.......................................................
  • 7.1.1 Khái niệm quản trị quan hệ khách hàng
  • 7.1.2 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng
  • 7.1.3 Ba giai đoạn của quản trị quan hệ khách hàng.....................................
  • 7.1.4 Lợi ích và thách thức của quản trị quan hệ khách hàng
  • 7.1.5 Các loại hình hệ thống quản trị quan hệ khách hàng
• 7.2 Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp
  • 7.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản trị tích hợp doanh nghiệp
    • nghiệp 7.2.2 Lợi ích và thách thức khi triển khai hệ thống quản trị tích hợp doanh
  • 7.2.3 Xu thế phát triển hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp
• 7.3 Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp
  • 7.3.1 Khái niệm quản trị chuỗi cung cấp
  • 7.3.2 Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp
  • 7.3.3 Vai trò của quản trị chuỗi cung cấp
  • 7.3.4 Lợi ích và thách thức của quản trị chuỗi cung cấp
  • 7.3.5 Các xu thế quản trị chuỗi cung cấp
• 7.4 Câu hỏi và bài tập.......................................................................................
• 7.5 Bài tập
• 8.1 Khái quát thương mại điện tử
• 8.2 Hạ tầng kỹ thuật hệ thống thương mại điện tử...........................................
• 8.3 Hoạt động của hệ thống thương mại điện tử
• 8.4 Lợi ích của thương mại điện tử
• 8.5 Một số vấn đề liên quan đến thương mại điện tử dưới góc độ quản lý
  • 8.5.1 Các yếu tố đảm bảo thành công của thương mại điện tử
    • thương mại điện tử................................................................................. 8.5.2 Một số vấn đề cần quan tâm khi sử dụng Internet trong kinh doanh và
• 8.6 Câu hỏi và bài tập.......................................................................................
• 9.1 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin văn phòng
  • 9.1.1 Bản chất công việc văn phòng
  • 9.1.2 Một số phương pháp tổ chức văn phòng
• 9.2 Các công nghệ văn phòng - 9.2.1 Các hệ thống xử lý văn bản - 9.2.2 Các hệ thống sao chụp........................................................................... - 9.2.3 Các hệ thống xử lý ảnh và đồ họa - 9.2.4 Các thiết bị văn phòng đa năng
• 9.3 Câu hỏi và bài tập.......................................................................................
  • 10.1 Tổng quan về quy trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin.............
  • 10.2 Các giải pháp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin
    • 10.2.1 Chiến lược mua ứng dụng thương phẩm
    • 10.2.2 Chiến lược thuê ứng dụng
    • 10.2.3 Chiến lược phát triển ứng dụng nội bộ
    • 10.2.4 Chiến lược người sử dụng phát triển ứng dụng
  • 10.3 Lựa chọn giải pháp triển khai và các vấn đề liên quan - tin 10.3.1 Các tiêu chí lựa chọn giải pháp triển khai ứng dụng công nghệ thông
    • 10.3.2 Các vấn đề cần quan tâm khi mua sắm giải pháp ứng dụng.................
  • 10.4 Tích hợp ứng dụng vào thực tiễn nghiệp vụ
  • 10.5 Vấn đề tái thiết kế các quy trình nghiệp vụ
  • 10.6 Quản trị quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin......................
    • 10.6.1 Những vấn đề cần lưu ý khi triển khai ứng dụng
    • 10.6.2 Những yếu tố quyết định thành công của triển khai ứng dụng
  • 10.7 Câu hỏi và bài tập.......................................................................................

Việc truyền thông giữa các vùng trên toàn thế giới và cùng với nó là việc thiết lập các quyết định trong mỗi doanh nghiệp, như cách thức chuyển hàng hóa cho khách hàng, thiết lập mức giá bán của một loại hàng hóa nào đó, sự thay đổi chiến lược khuyến mại để đại được hiệu quả khi có một sự kiện bất ngờ xảy ra,… chỉ diễn ra trong vòng 24 giờ, đôi khi còn có thể nhanh hơn. Hơn thế nữa, ngày nay, khách hàng có thể tiến hành mua bán ở khắp nơi trên thế giới và nắm vững sự thay đổi giá cả hàng hóa hết sức nhanh chóng, ngay khi việc thay đổi đó mới vừa được thực hiện ở một nơi cách đó hàng ngàn km. Tất cả những vấn đề đó có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp và đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng hơn nữa tới công nghệ thông tin và việc tổ chức mạng lưới thông tin trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin đã và đang ngày càng gia tăng trong các tổ chức và các doanh nghiệp. Vào đầu những năm 1 970, việc sử dụng hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp mới chỉ dừng ở mức duy trì các báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,… Do đó, hệ thống thông tin lúc bấy giờ mới chỉ được coi là hệ thống tin hỗ trợ ra quyết định. Chức năng của nó mới chỉ bó gọn trong mục đích cung cấp các số liệu hỗ trợ cho quá trình đưa ra các quyết định hành động của nhà quản lý. Vào những năm 198 0, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính và đặc biệt là của các phần mềm máy tính đã giúp cho hệ thống thông tin có một cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong các doanh nghiệp. Vào thời kỳ này, hệ thống thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu thập được và thiết lập các mô hình quyết định để nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương án tốt nhất để thực hiện. Thuật ngữ hệ thống chuyên gia và hệ thống hỗ trợ lãnh đạo đã ra đời do những chức năng đó. Ngày nay, hệ thống chuyên gia vẫn còn có tác dụng trong việc đưa ra một số lời khuyên có giá trị cho nhà quản lý trong một số hữu hạn các trường hợp cụ thể. Đặc biệt hơn cả là vào cuối thế kỷ 20, một khái niệm mới về hệ thống thông tin đã ra đời, đó là khái niệm hệ thống thông tin chiến lược. Hệ thống thông tin đã đóng một vai trò trực tiếp trong việc điều khiển các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đó cũng đồng thời là trách nhiệm mới của hệ thống thông tin đối với một doanh nghiệp. Thời đại thông tin được phân biệt với những thời đại khác bởi 5 đặc điểm quan trọng sau đây:

• Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin

• Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh
• Trong thời đại thông tin, năng suất lao động tăng lên nhanh chóng
• Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin
• Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ

1 .2 Các loại thông tin trong doanh nghiệp

1 .2. 1 Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin

Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn đề quan trọng cần phân biệt là sự khác biệt giữa hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác, như việc một doanh nghiệp bán một lô hàng hóa nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về số lượng hàng hóa bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay chuyển séc, chuyển khoản,… Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả các đặc tính của các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và các sự kiện,… Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ liệu tính toán và dữ liệu đo đếm được. Khác với dữ liệu được coi như những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần phải được phân biệt như một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu. Đôi khi, thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp. Tuy nhiên, trong những trường hợp đó, chúng ta vẫn cần xác định rằng thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.

1 .2. 2 Đặc tính của thông tin

Chất lượng của thông tin được xác định thông qua những đặc tính sau đây:

• Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ dẫn đến việc giảm số lượng khách hàng và doanh số trong doanh nghiệp.
• Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều đó sẽ làm hại doanh nghiệp.

Bảng 1.1: Tính chất của thông tin theo cấp quyết định Đặc trưng thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ, đều đặn Sau một thời kỳ dài, trong trường hợp đặc biệt Tính độc lập của kết quả Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộ, Có thông tin bất ngờ Chủ yếu không dự đoán trước được Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai là chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếu Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc và một số phi cấu trúc Phi cấu trúc Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có tính chủ quan Mang nhiều tính chủ quan Người sử dụng Giám sát hoạt động tác nghiệp Người quản lý cấp trung gian Người quản lý cấp cao

• Thông tin chiến thuật: Là những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạng (một tháng hoặc một năm), và thường là mối quan tâm của các phòng ban. Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính hàng năm. Dạng thông tin này thường xuất phát từ dữ liệu của các hoạt động hàng ngày. Do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết định.
• Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin này thường sử dụng cho những công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc thậm chí chỉ vài giờ ở một phòng ban nào đó. Nó bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà doanh nghiệp đang có trong tay, về lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc,… Thông tin điều hành về bản chất được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động. Nó thường

đòi hỏi những hoạt động thu nhập dữ liệu gấp rút. Nó có ít người sử dụng hơn là các thông tin chiến thuật, nhưng lại có những yêu cầu đặc biệt hơn so với các thông tin chiến thuật.

1 .2.4 Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

Thông tin được sử dụng trong các doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong. Nguồn thông tin bên ngoài: Mọi thông tin mang tính chất định hướng của nhà nước và cấp trên như Luật Thuế, Luật Môi trường, quy chế bảo hộ,… là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. Những thông tin này thường được các tổ chức của chính phủ cung cấp. Ngoài ra, những thông tin thị trường và hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi,... cũng là những thông tin bên ngoài quan trọng mà doanh nghiệp quan tâm, theo dõi. Các đối tượng cung cấp thông tin này bao gồm:

• Khách hàng: Trong nền kinh tế thị trường thông tin về khách hàng vô cùng quan trọng. Các thông tin về khách hàng chính của doanh nghiệp thường được lưu lại trong các hồ sư về khách hàng.
• Đối thủ cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay.
• Doanh nghiệp có liên quan: Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan.
• Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: Muốn doanh nghiệp tồn tại lâu dài, nhà quản lý cần có những thông tin về đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hiện trong tương lai.
• Các nhà cung cấp: Người bán đối với doanh nghiệp là đầu mối cần có sự chú ý đặc biệt. Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch định được kế sách phát triển cũng như kiểm soát tốt chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình.
• Các tổ chức của chính phủ: Đóng vai trò là người cung cấp những thông tin có tính chính thức về mặt pháp chế. Nhìn chung, thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp có thể được cung cấp thông qua báo chí, tài liệu nghiên cứu đặc biệt của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên biệt.

• Đầu ra: Là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài.

1 .3. 2 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong một môi trường xung quanh đó. Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính như sau:

• Nhập dữ liệu: Hoạt động thu thập và nhập dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.
• Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng.
• Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.
• Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận được nó mà hơn thế trong tương lai khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, các thông tin này vẫn cần để sử dụng. Vì vậy, việc lưu trữ thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các files, các báo cáo, và các cơ sở dữ liệu.
• Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.

Hình 1.1: Các chức năng chính của hệ thống thông tin Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính – mặc dù ngày nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống thông tin hiệu quả hơn nhiều. Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút, và vẫn được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi tính dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Trong tài liệu này, khi sử dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta nhắc tới hệ thống thông tin vi tính. Mặc dù hệ thống thông tin vi tính sử dụng công nghệ thông tin để xử lý dữ liệu tho thành thông tin có ý nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chương trình máy tính với hệ thống thông tin. Các máy tính điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại. Máy tính là thiết bị lưu trữ và xử lý thông tin. Các chương trình vi tính hay phần mềm là tập hợp các chỉ thị nhằm hướng dẫn và điều khiển xử lý máy tính. Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thông tin. Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin ta cần phải năm được các vấn đề cần giải quyết,

cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động. Một ví dụ là hệ thống quản lý công các phí báo cáo về toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp khách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ. Một số hệ thống cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường. Chúng thường giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, những yêu cầu về thông tin cũng ít rõ ràng hơn. Các hệ thống loại này thường trả lời câu hỏi dạng “nếu-thì”: Nếu chúng ta tăng gấp đôi doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình sản xuất như thế nào? Nếu hoạt động của nhà máy bị đình lại 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với việc thu hồi vốn đầu tư? Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ liệu từ bên ngoài doanh nghiệp, cũng như dữ liệu nội bộ khong dễ truy cập được từ các hệ thống cấp tác nghiệp thông thường. Hình 1.2: Các dạng hệ thống thông tin theo cấp sử dụng Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của hệ thống thông tin là giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong môi trường. Những câu hỏi họ đặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu công nhân trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì?, và công ty sẽ chịu được mức chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?

1 .4. 2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Ngoài cách phân loại trên, còn có thể phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. 1.4.2.1 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing System- TPS) là hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là một hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ, nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên, và vận chuyển vật tư. Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ở mức tác nghiệp. Những hệ thống thuộc loại này bao gồm: hệ thống trả lương, hệ thống lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế,… Hình 1.2 mô tả một TPS quản lý tiền lương, nghĩa là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các doanh nghiệp. Hệ thống tiền lương giúp giám sát việc thanh toán tiền lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẩu thông tin rời rạc (như họ tên, địa chỉ, hay số hiệu nhân viên) được gọi là các thành tố dữ liệu. Dữ liệu được nhập vào hệ thống, cập nhật các thành tố dữ liệu. Các thành tố trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo nhiều cách để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay để gửi phiếu thanh toán cho nhân viên. Các TPS này có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp khác từ những thành tố dữ liệu đang lưu trữ. Hệ thống xử lý giao dịch thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đến nỗi sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới các công ty khác. 1.4.2.2 Hệ thống thông tin xử lý phục vụ quản lý Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information System- MIS): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Do các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch, chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào quá trình vận hành

MIS thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm tới những kết quả hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm- chứ không phải hoạt động hàng ngày. MIS cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường đã được định trước và có một quy trình định trước để trả lời chúng. Ví dụ, báo cáo MIS lập danh sách tổng khối lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lướng quán cà phê, hoặc so sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin về thị trường,… là những ví dụ về MIS. Các hệ thống này thường không linh hoạt và ít có khả năng phân tích. Phần lớn các MIS sử dụng các kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ không phải các phương pháp toán học phức tạp hay thuật toán thống kê. 1.4.2.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System- DSS) là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. 1.4.2.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Executive Support System- ESS) tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất kỳ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu cả về những sự kiện bên ngoài như các quy định thuế mới hay các động thái của đối thủ cạnh tranh, và cả những thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giảm thiểu thời gian và công sức để nắm bắt thông tin hữu ích cho các lãnh đạo. ESS sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến nhất và có thể chuyển tải đồng thời các biểu đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau tới cấp lãnh đạo. Không giống các loại hệ thống thông tin khác, ESS không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể. Thay vào đó, ESS cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các xu thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Trong khi các DSS có tính phân tích cao, thì ESS ít sử dụng các mô hình phân tích. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì? Cần phải sáp nhập doanh nghiệp với công ty nào khác để đối phó với những

thay đổi bất lợi trên thị trường? Nên chuyển nhượng công ty con hay bộ phận nào để có tiền cho các vụ sáp nhập? ESS được thiết kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cao nhất. Do đó chúng tập hợp các giao diện đồ họa dễ sử dụng. 1.4.2.5 Hệ thống chuyên gia Hệ thống chuyên gia (Expert System- ES) là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệ động cơ suy diễn. có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một cơ sở tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System- KWS) và Hệ thống tự động hóa văn phòng (Office Automated System- OAS) phục vụ nhu cầu ở cấp chuyên gia của doanh nghiệp. KWS hỗ trợ lao động tri thức còn OAS giúp ích cho lao động dữ liệu (mặc dù chúng cũng được sử dụng rộng rãi bởi lao động tri thức). Lao động tri thức (Knowledge worker) là những nhân công có trình độ cao và thường thuộc những ngành nghề được thừa nhận như: kỹ sư, bác sỹ, luật sư, và nhà khoa học. Công việc của họ bao gồm tạo ra thông tin và kiến thức mới. Ví dụ về KWS có thể là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí (CAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm,… Các hệ thống tự động hóa văn phòng là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng. Hệ thống văn phòng liên kết các lao động tri thức, các đơn vị, và bộ phận chức năng. Hệ thống này giúp liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các tổ chức khác ở bên ngoài công ty, và phục vụ như một kho xử lý thông tin và kiến thức. Các hệ thống tự động hóa văn phòng giúp quản lý văn bản thông qua chức năng xử lý văn bản, chế bản điện tử, nhận diện văn bản và quản lý tập tin; giúp quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử; và giúp liên lạc thông qua thư điện tử, hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng. 1.4.2.6 Mối quan hệ giữa các hệ thống nói trên